Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada (y cómo hacerlo bien)
La respuesta corta: 4 años desde la fecha del registro. La respuesta larga tiene matices que conviene entender, sobre todo cuando una empresa cambia de software, cierra un centro o se enfrenta a una reclamación de horas extra de un empleado que ya no trabaja en la empresa.
Lo que dice la normativa vigente
El RD-Ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La disposición propio artículo 34.9 fija el plazo de conservación: los registros deben mantenerse durante 4 años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La Audiencia Nacional y la jurisprudencia social han confirmado este plazo en varias sentencias. No es un período recomendado. La consecuencia de un incumplimiento depende de la conducta acreditada, su calificación y el procedimiento aplicable; no hay un importe automático que pueda asignarse sin analizar el caso.
Qué cuenta exactamente como "4 años"
Cuatro años desde la fecha de cada registro individual. Eso significa que en mayo de 2026, una empresa debe poder presentar registros desde mayo de 2022. Y eso aplica:
- A todos los empleados, incluso a los que ya no trabajan en la empresa.
- A todos los centros de trabajo, incluso a los que ya están cerrados.
- A todas las contrataciones temporales, incluidas campañas estacionales.
En sectores con mucha rotación (hostelería, comercio, limpieza, logística), conservar bien los registros de empleados que pasaron 2 meses hace 3 años es donde la mayoría de las empresas falla.
Riesgo común: una reclamación de horas extra prescribe al año desde que pudieron exigirse. Pero la inspección puede pedir registros de hasta 4 años atrás. Si no los tienes, no puedes defender lo que ocurrió y la sanción puede acumularse a la consecuencia de la reclamación individual.
Por qué conservar en Excel se complica
En empresas con 30 empleados y 4 años de archivos mensuales, hablamos de 1.440 hojas de cálculo (12 meses × 30 empleados × 4 años). Conservarlas no es difícil técnicamente — es difícil mantenerlas:
- Se pierde el contexto de qué hoja corresponde a qué empleado/mes.
- Las firmas digitales caducan y los formatos quedan obsoletos.
- Cuando llega una inspección, encontrar el dato concreto puede llevar días.
- Si el empleado pide acceso a sus registros, no hay forma sencilla de dárselo.
Qué comprobar en Turno Digital
La obligación legal de conservar los registros durante cuatro años corresponde a la empresa. Comprueba la retención efectiva, el plan, las copias, la exportación y el procedimiento de acceso antes de apoyarte en el servicio:
- Filtras por empleado y rango de fechas en el panel.
- Generas y revisas un informe en el formato disponible.
- Comprueba con la cuenta y los permisos aplicables si el empleado puede consultar su histórico individual.
- Ante un requerimiento, confirma el canal, el alcance y el plazo; no presupongas acceso remoto directo.
¿Y si decido cambiar de software?
Antes de cancelar, solicita una exportación de prueba y comprueba registros, periodos y formatos. Descarga y valida los archivos necesarios y revisa por contrato el acceso, la retención, la eliminación y las condiciones de baja.
Ver informes para inspección →Qué hacer hoy si no estás cumpliendo
- Audita tu archivo histórico. ¿Tienes registros de los últimos 4 años, empleado por empleado, accesibles en menos de un día?
- Identifica los huecos. Empleados temporales antiguos, centros cerrados, meses concretos sin Excel firmado.
- Migra a un sistema digital trazable. No para empezar de cero — para garantizar que de hoy en adelante el archivo se mantenga solo.
- Documenta tu proceso interno de conservación en un protocolo simple. Una página con quién es responsable y dónde se guardan los registros.
Resumen práctico
- 4 años desde cada registro, sin excepciones por baja de empleado o cierre de centro.
- Las consecuencias dependen de la infracción acreditada y del régimen aplicable.
- Excel puede ser un soporte, pero requiere un procedimiento fiable de conservación, corrección y acceso.
- Un sistema digital puede facilitar histórico y exportación, pero debe comprobarse el proceso.
- Antes de cancelar cualquier software, exporta todo y guárdalo por tu cuenta.
Si estás valorando sustituir hojas de cálculo, consulta la comparación entre Excel y software de fichaje para revisar trazabilidad, exportación y control de accesos antes de decidir.
Preguntas frecuentes
¿Vale un PDF exportado del sistema como registro ante una inspección?
Un PDF puede servir para presentar los datos conservados, pero su formato no garantiza por sí solo que responda a un requerimiento. El artículo 34.9 no fija un formato técnico universal: comprueba el contenido y el periodo solicitados; conserva también el acceso al histórico del sistema, porque si hay discrepancias, el detalle del sistema (correcciones, motivos) respalda el PDF.
¿Qué pasa con los registros de empleados que se dan de baja?
El plazo de cuatro años corre desde cada registro, sin excepción por la baja de la persona: aunque el empleado ya no esté, sus registros deben seguir conservados y disponibles hasta cumplir el plazo. Antes de dar de baja una cuenta, exporta su histórico completo.
¿Cómo preparo un archivo que se pueda localizar y revisar?
Organiza los registros por persona y periodo, con un índice de fechas y un responsable de acceso. Conserva los originales y las correcciones documentadas, y prueba que puedes recuperar una muestra completa. Ante una solicitud, identifica a quien pide acceso, concreta el periodo y entrega solo los datos que correspondan por el canal indicado; una carpeta ordenada no sustituye esa comprobación.
¿Qué guardo de los resúmenes de una jornada parcial?
El artículo 12.4.c exige totalizar mensualmente las horas ordinarias y complementarias, entregar copia del resumen junto con el recibo de salarios y conservar esos resúmenes al menos cuatro años. Guarda una copia identificada por persona y mes y documenta su entrega, sin confundir esa buena práctica con una obligación universal de firma digital.