Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada (y cómo hacerlo bien)
La respuesta corta: 4 años desde la fecha del registro. La respuesta larga tiene matices que conviene entender, sobre todo cuando una empresa cambia de software, cierra un centro o se enfrenta a una reclamación de horas extra de un empleado que ya no trabaja en la empresa.
Lo que dice la normativa vigente
El RD-Ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La disposición adicional tercera fija el plazo de conservación: los registros deben mantenerse durante 4 años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La Audiencia Nacional y la jurisprudencia social han confirmado este plazo en varias sentencias. No es un período "recomendado": es una obligación cuyo incumplimiento se tipifica como infracción grave bajo la LISOS, con sanciones de 751 € a 7.500 € según gravedad y reincidencia.
Qué cuenta exactamente como "4 años"
Cuatro años desde la fecha de cada registro individual. Eso significa que en mayo de 2026, una empresa debe poder presentar registros desde mayo de 2022. Y eso aplica:
- A todos los empleados, incluso a los que ya no trabajan en la empresa.
- A todos los centros de trabajo, incluso a los que ya están cerrados.
- A todas las contrataciones temporales, incluidas campañas estacionales.
En sectores con mucha rotación (hostelería, comercio, limpieza, logística), conservar bien los registros de empleados que pasaron 2 meses hace 3 años es donde la mayoría de las empresas falla.
Riesgo común: una reclamación de horas extra prescribe al año desde que pudieron exigirse. Pero la inspección puede pedir registros de hasta 4 años atrás. Si no los tienes, no puedes defender lo que ocurrió y la sanción puede acumularse a la consecuencia de la reclamación individual.
Por qué conservar en Excel se complica
En empresas con 30 empleados y 4 años de archivos mensuales, hablamos de 1.440 hojas de cálculo (12 meses × 30 empleados × 4 años). Conservarlas no es difícil técnicamente — es difícil mantenerlas:
- Se pierde el contexto de qué hoja corresponde a qué empleado/mes.
- Las firmas digitales caducan y los formatos quedan obsoletos.
- Cuando llega una inspección, encontrar el dato concreto puede llevar días.
- Si el empleado pide acceso a sus registros, no hay forma sencilla de dárselo.
Cómo lo gestionamos en Turno Digital
Los registros se conservan automáticamente durante todo el periodo de uso del servicio. Para cualquier empleado y cualquier fecha dentro de los 4 últimos años:
- Filtras por empleado y rango de fechas en el panel.
- Generas un informe en PDF o Excel en menos de un clic.
- El propio empleado puede consultar su histórico individual desde la app.
- Si la inspección quiere acceso telemático, se puede dar acceso de solo lectura.
¿Y si decido cambiar de software?
Antes de cancelar te ayudamos a exportar todos los registros para que mantengas la conservación de 4 años por tu cuenta. Sin permanencia y sin perder información.
Ver informes para inspección →Qué hacer hoy si no estás cumpliendo
- Audita tu archivo histórico. ¿Tienes registros de los últimos 4 años, empleado por empleado, accesibles en menos de un día?
- Identifica los huecos. Empleados temporales antiguos, centros cerrados, meses concretos sin Excel firmado.
- Migra a un sistema digital trazable. No para empezar de cero — para garantizar que de hoy en adelante el archivo se mantenga solo.
- Documenta tu proceso interno de conservación en un protocolo simple. Una página con quién es responsable y dónde se guardan los registros.
Resumen práctico
- 4 años desde cada registro, sin excepciones por baja de empleado o cierre de centro.
- Sanciones de 751 € a 7.500 € por no conservar el archivo legal.
- Excel cumple en sentido estricto pero se vuelve inmanejable a 3-4 años.
- Un sistema digital con histórico activo y exportación automática evita el problema.
- Antes de cancelar cualquier software, exporta todo y guárdalo por tu cuenta.