El software de fichaje y control horario digital en España ha experimentado importantes cambios en los últimos años, estableciendo obligaciones claras para las empresas en cuanto al registro jornada laboral de sus empleados. En esta guía completa, analizamos todos los aspectos que debes conocer para garantizar el cumplimiento ley control horario en tu organización.
Marco legal actual del registro horario
El marco legal que regula el registro horario en España se basa principalmente en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta normativa modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo la obligatoriedad del registro diario de jornada.
Adicionalmente, la nueva Ley de Fichaje Digital 2025 ha introducido cambios significativos, especialmente en lo relativo a la digitalización obligatoria del registro y la reducción progresiva de la jornada laboral a 38 horas semanales.
El marco legal establece las bases para el registro de jornada laboral en todas las empresas
Principales normativas a tener en cuenta
Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo
Establece la obligación de registro diario de jornada
Ley de Fichaje Digital 2025
Digitalización obligatoria y reducción de jornada
Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo
Interpretación y aplicación práctica de la normativa
Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos
Aspectos relacionados con la privacidad de los datos de registro
Obligaciones para las empresas
La normativa establece una serie de obligaciones claras para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector de actividad:
1. Registro digital obligatorio
Todas las empresas están obligadas a implementar sistemas completamente digitales para el registro de jornada. La nueva normativa prohíbe explícitamente el uso de registros en papel o Excel, exigiendo soluciones tecnológicas que garanticen la fiabilidad de los datos.
2. Acceso remoto para inspecciones
Los sistemas deben permitir que la Inspección de Trabajo pueda acceder de forma telemática a los registros en cualquier momento. Esto implica que las empresas deben contar con plataformas que faciliten este acceso remoto de manera segura.
3. Registro diario inalterable
La normativa exige que los sistemas aseguren que los registros de jornada no sean manipulables, garantizando su precisión y la protección de los datos personales. Esto requiere implementar tecnologías de seguridad como firmas digitales o registros de auditoría.
4. Conservación de los registros
Los registros de jornada deben conservarse durante un período mínimo de cuatro años, manteniéndose a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Las empresas deben garantizar el almacenamiento seguro y las copias de seguridad de esta información.
5. Evitar sanciones por incumplimiento
Las empresas deben ser conscientes de que el incumplimiento de estos requisitos puede acarrear graves sanciones económicas. Las multas pueden oscilar entre 600 y 10.000 euros por cada trabajador afectado, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Los sistemas digitales de control horario permiten un registro preciso y seguro de la jornada laboral
3. Conservación de los registros
Los registros de jornada deben conservarse durante un período mínimo de cuatro años, manteniéndose a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
4. Información a los trabajadores
Las empresas deben informar a los trabajadores sobre el sistema de registro implementado y garantizar su acceso a los registros de su jornada laboral.
5. Negociación colectiva
La organización y documentación del registro de jornada debe ser objeto de negociación colectiva o acuerdo con los representantes de los trabajadores.
Atención: Calendario de adaptación
La Ley de Fichaje Digital 2025 establece un calendario de adaptación escalonado según el tamaño de las empresas:
- • Grandes empresas (más de 250 trabajadores): 3 meses desde la entrada en vigor
- • Medianas empresas (50-250 trabajadores): 6 meses desde la entrada en vigor
- • Pequeñas empresas (10-49 trabajadores): 9 meses desde la entrada en vigor
- • Microempresas (menos de 10 trabajadores): 12 meses desde la entrada en vigor
Sistemas de registro válidos
La normativa no especifica qué sistema concreto debe utilizarse para el registro de jornada, pero sí establece que debe ser un sistema digital que garantice la fiabilidad e inalterabilidad de los datos. Entre los sistemas más utilizados y que cumplen con estos requisitos se encuentran:
Aplicaciones móviles
- Accesibles desde cualquier lugar
- Ideales para teletrabajo y movilidad
- Funcionamiento offline disponible
Sistemas basados en web
- Accesibles desde cualquier dispositivo
- Fácil implementación y mantenimiento
- Integración con otros sistemas
Sistemas con códigos QR
- Rápidos y fáciles de usar
- Bajo coste de implementación
- Ideal para múltiples ubicaciones
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro de jornada puede acarrear importantes sanciones para las empresas. Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), estas infracciones se consideran graves y pueden ser sancionadas con multas que oscilan entre los 751€ y los 7.500€.
En casos de especial gravedad o reincidencia, las sanciones pueden llegar hasta los 10.000€. Además, la empresa podría enfrentarse a reclamaciones individuales por parte de los trabajadores por conceptos como horas extraordinarias no pagadas.
Principales infracciones sancionables
- No implementar un sistema de registro de jornada
- Utilizar un sistema que no garantice la fiabilidad e inalterabilidad de los datos
- No conservar los registros durante el período mínimo de cuatro años
- No permitir el acceso de los trabajadores a sus registros
- Falsear o manipular los registros de jornada
Casos especiales: teletrabajo y trabajadores móviles
La normativa de registro horario también se aplica a situaciones especiales como el teletrabajo o los trabajadores móviles, aunque con algunas particularidades:
Teletrabajo
En el caso del teletrabajo, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia establece que el registro horario debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo y debe incluir el momento de inicio y finalización de la jornada. Las empresas pueden utilizar herramientas digitales específicas que permitan el fichaje remoto, como aplicaciones móviles o sistemas web seguros.
Trabajadores móviles
Para trabajadores móviles, comerciales, o aquellos que viajan frecuentemente, las empresas deben implementar sistemas adaptados que permitan el registro efectivo de su jornada. Esto puede incluir aplicaciones móviles que funcionen offline u otros métodos digitales que se ajusten a sus circunstancias específicas, siempre respetando la privacidad del trabajador y cumpliendo con la normativa de protección de datos.
Recomendaciones para la implementación
Para garantizar el cumplimiento de la normativa de fichaje digital, recomendamos seguir estos pasos:
- Analizar las necesidades específicas de la empresa: Evaluar el número de empleados, ubicaciones, tipos de jornada y otros factores relevantes.
- Seleccionar un sistema adecuado: Elegir una solución que se adapte a las características de la empresa y garantice el cumplimiento normativo.
- Establecer una política interna: Definir y comunicar claramente los procedimientos para el registro de jornada.
- Formar a los empleados: Asegurar que todos los trabajadores conocen el funcionamiento del sistema y sus obligaciones.
- Revisar periódicamente el sistema: Comprobar regularmente que el sistema funciona correctamente y cumple con los requisitos legales.
Conclusión
La normativa de fichaje digital representa un importante avance en la protección de los derechos laborales y la lucha contra la precariedad laboral. Aunque su implementación puede suponer un esfuerzo inicial para las empresas, los beneficios a largo plazo son evidentes: mayor transparencia, mejor gestión del tiempo, reducción de conflictos laborales y, por supuesto, cumplimiento legal.
Las empresas que se anticipen a estos cambios y adopten sistemas digitales de registro horario no solo evitarán posibles sanciones, sino que también podrán aprovechar esta transición para optimizar sus procesos de gestión de recursos humanos y mejorar la satisfacción de sus empleados.
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