Nueva Ley de Control Horario Digital 2025: Todo lo que debes saber

El Ministerio de Trabajo ha propuesto una nueva normativa de fichaje digital que busca transformar radicalmente la manera en que las empresas registran las horas de trabajo de sus empleados, además de reducir la jornada laboral a 38 horas semanales. Esta iniciativa, parte de un anteproyecto presentado en febrero de 2024, representa un cambio significativo en la normativa laboral española.

Digitalización obligatoria del registro jornada laboral según la nueva normativa

Uno de los pilares fundamentales de esta nueva normativa es la digitalización obligatoria del registro jornada laboral. El objetivo principal es acabar con el registro en papel y facilitar la comprobación telemática de los datos por parte de las administraciones encargadas de la Inspección de Trabajo.

Esta medida supone un avance significativo respecto al Real Decreto-ley 8/2019, que ya establecía la obligatoriedad del registro de jornada pero no especificaba el formato. Con la nueva normativa, todas las empresas deberán implementar sistemas digitales que garanticen:

• Registro digital obligatorio: Se prohíbe explícitamente el uso de registros en papel o Excel. Los sistemas deben ser completamente digitales.
• Acceso remoto: La Inspección de Trabajo podrá acceder de forma telemática a los registros en cualquier momento, lo que exige sistemas preparados para esta funcionalidad.
• Registro diario inalterable: Los sistemas deben asegurar que los registros de jornada no sean manipulables, garantizando su precisión y la protección de los datos personales.
• Conservación de registros: Las empresas deberán conservar los registros de jornada durante al menos 4 años, con sistemas de almacenamiento seguro.

El incumplimiento de estos requisitos puede acarrear graves sanciones económicas, con multas que podrán oscilar entre 600 y 10.000 euros por cada trabajador afectado, dependiendo de la gravedad de la infracción.

Los sistemas de fichaje en papel quedarán completamente obsoletos y no serán válidos para cumplir con la nueva normativa de fichaje digital, lo que obligará a muchas empresas a actualizar sus procedimientos y tecnologías.

Los nuevos sistemas digitales permitirán un control más preciso y transparente de la jornada laboral

Reducción de la jornada laboral a 38 horas semanales según la nueva normativa

El segundo aspecto revolucionario de esta nueva normativa es la reducción de la jornada laboral máxima, que pasará de las actuales 40 horas a 38 horas semanales. Esta medida se implementará de forma progresiva:

• 2025: Reducción a 39 horas semanales
• 2026: Reducción a 38 horas semanales

Esta reducción afectará a todos los sectores y tipos de empresas, aunque la nueva normativa contempla la posibilidad de adaptaciones específicas mediante la negociación colectiva para determinados sectores con particularidades en sus modelos de producción.

Impacto de la nueva normativa en las empresas

La implementación de estas medidas de la nueva normativa de fichaje digital supondrá un desafío significativo para muchas empresas, especialmente para las pequeñas y medianas que aún mantienen sistemas tradicionales de registro horario. Los principales retos incluyen:

1. Inversión en tecnología: Será necesario adquirir o desarrollar sistemas digitales de registro horario que cumplan con los requisitos establecidos por la nueva normativa.
2. Formación del personal: Tanto los responsables de recursos humanos como los empleados deberán adaptarse a los nuevos sistemas digitales.
3. Reorganización de turnos y horarios: La reducción de la jornada laboral obligará a muchas empresas a replantearse sus esquemas de trabajo.
4. Posible aumento de costes laborales: En algunos casos, la reducción de horas podría requerir nuevas contrataciones para mantener la productividad.

Beneficios de la nueva normativa para los trabajadores

Desde la perspectiva de los trabajadores, esta nueva normativa de fichaje digital presenta importantes ventajas:

• Mayor conciliación de la vida laboral y personal
• Reducción del estrés y mejora de la salud mental
• Mayor transparencia en el registro de horas extraordinarias
• Mejor control sobre el cumplimiento de los descansos obligatorios
• Potencial mejora de la productividad al trabajar menos horas pero de forma más eficiente

Calendario de implementación de la nueva normativa

Según el borrador actual, la nueva normativa establecerá un calendario de adaptación escalonado según el tamaño de las empresas:

• Grandes empresas (más de 250 trabajadores): 3 meses desde la entrada en vigor de la nueva normativa
• Medianas empresas (50-250 trabajadores): 6 meses desde la entrada en vigor de la nueva normativa
• Pequeñas empresas (10-49 trabajadores): 9 meses desde la entrada en vigor de la nueva normativa
• Microempresas (menos de 10 trabajadores): 12 meses desde la entrada en vigor de la nueva normativa

Sanciones por incumplimiento de la nueva normativa

La nueva normativa reforzará el régimen sancionador para las empresas que no cumplan con las nuevas obligaciones. Las infracciones relacionadas con el registro de jornada digital se considerarán graves según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con multas que pueden oscilar entre 751€ y 7.500€, pudiendo llegar hasta 10.000€ en casos de especial gravedad o reincidencia.

El incumplimiento de la nueva normativa puede acarrear importantes sanciones económicas para las empresas

Conclusión sobre la nueva normativa

La nueva normativa de fichaje digital 2025 representa un paso decisivo hacia la modernización de las relaciones laborales en España, alineándose con las tendencias europeas de digitalización y reducción de la jornada laboral. Aunque supondrá un esfuerzo de adaptación para las empresas, los beneficios a largo plazo en términos de transparencia, eficiencia y bienestar de los trabajadores podrían compensar ampliamente la inversión inicial.

Las empresas que se anticipen a estos cambios y comiencen a implementar sistemas digitales de registro horario no solo evitarán posibles sanciones, sino que también podrán aprovechar esta transición para optimizar sus procesos de gestión de recursos humanos y mejorar la satisfacción de sus empleados.