Nueva ley de fichaje digital 2026: qué cambia para las pymes en España

¿Qué es la nueva ley de fichaje digital de 2026?

La nueva normativa sobre control horario supone la transición definitiva hacia un modelo digital, uniforme y auditable en todas las empresas españolas. Frente al marco vigente desde 2019, la reforma amplía obligaciones, establece requisitos tecnológicos verificables y endurece el régimen sancionador.

Este cambio normativo responde a una necesidad clara: consolidar un sistema de registro de jornada fiable, automatizado y accesible tanto para las empresas como para la Inspección de Trabajo.

Por qué surge esta actualización normativa

La reforma nace de un diagnóstico persistente dentro del propio Ministerio de Trabajo. Diversos informes han señalado que más del 40 % de las empresas inspeccionadas seguían empleando sistemas incompletos o no conformes, especialmente hojas de cálculo o registros en papel.

A ello se suma la elevada cifra de horas extra no declaradas, la dificultad para verificar modificaciones manuales y la necesidad de adaptar el control horario a nuevas realidades laborales: teletrabajo, jornadas flexibles, movilidad geográfica o modelos híbridos.

En este contexto, la ley de fichaje digital 2026 pretende cerrar brechas legales y garantizar un estándar homogéneo en todo el país.

Objetivos principales de la nueva regulación

La normativa persigue varios fines complementarios:

En definitiva, el texto busca construir un ecosistema más sólido, transparente y verificable.

¿A quién afecta la ley? (Pymes, microempresas y autónomos empleadores)

Uno de los aspectos clave del nuevo marco normativo es que amplía su alcance. A diferencia de la regulación de 2019, que permitía cierto margen interpretativo, la ley de 2026 declara obligatorio el fichaje digital para todas las empresas, sin distinción de tamaño.

Obligaciones para empresas de 1 a 10 empleados

Las microempresas deberán implementar un sistema digital básico pero auditable. Esto implica:

• Registro electrónico de entradas, salidas y pausas.
• Generación automática de informes con sello temporal.
• Conservación de datos durante el periodo exigido por la ley.

Dada la menor estructura administrativa de estas empresas, la normativa permite soluciones simplificadas, siempre que cumplan los estándares de inmutabilidad y trazabilidad.

Obligaciones para pymes de 10 a 100 empleados

En este segmento, la ley exige funcionalidades más avanzadas, como:

• Control de modificaciones en los fichajes.
• Auditorías internas periódicas.
• Accesos diferenciados para responsables y empleados.
• Sistemas de validación de horas extra y registro de desplazamientos.

La obligatoriedad es la misma, pero la exigencia técnica aumenta debido al mayor volumen de datos.

¿Qué pasa con los empleados en movilidad o teletrabajo?

La normativa contempla expresamente a quienes trabajan fuera del centro de trabajo. Para estos casos:

• El fichaje debe poder realizarse desde dispositivos móviles.
• La geolocalización es opcional y dependerá de la actividad profesional.
• Los desplazamientos laborales computan como jornada y deben quedar reflejados.

El objetivo es evitar vacíos legales en modelos laborales híbridos o distribuidos.

La nueva ley afecta a todas las empresas, independientemente de su tamaño

Cambios clave que introduce la ley en 2026

La transición hacia un sistema digital uniforme trae consigo una serie de transformaciones significativas. Estas modificaciones afectan tanto a las herramientas tecnológicas como a los procedimientos internos de las empresas.

El fichaje digital pasa a ser obligatorio para todas las empresas

A diferencia de la regulación anterior, donde aún se toleraban ciertos métodos manuales, la normativa de 2026 elimina cualquier posibilidad de fichaje en papel o con formatos editables sin trazabilidad. Toda empresa deberá disponer de una plataforma, app o terminal digital verificable.

Este cambio está directamente relacionado con las obligaciones ya analizadas en nuestra publicación sobre la nueva normativa de registro horario 2026 para pymes.

Eliminación definitiva del fichaje en papel y hojas de Excel

Las hojas de cálculo se consideran sistemas fácilmente manipulables. Desde 2026 dejarán de ser válidas incluso de manera transitoria. Asimismo, cualquier registro manual en papel quedará totalmente prohibido.

Esto responde al objetivo de evitar modificaciones no controladas y garantizar la integridad del dato.

Registros inalterables y auditables: nuevos requisitos técnicos

La ley incorpora por primera vez criterios tecnológicos específicos:

• Sello temporal automático.
• Histórico de cambios accesible para inspección.
• Control de usuario para cada acción realizada en el sistema.
• Registros inmutables, protegidos contra manipulación posterior.

Esta tecnología deberá integrarse en todas las soluciones de fichaje, independientemente del proveedor.

Nuevas exigencias sobre la conservación del registro de jornada

Las empresas deberán conservar los registros durante un periodo prolongado, superior al requerido anteriormente. Además:

• El acceso debe ser inmediato ante requerimiento.
• Los datos deben almacenarse de forma segura y en servidores que cumplan normativa europea.

La conservación deja de ser un trámite documental para convertirse en un requisito de cumplimiento técnico.

Integración con Inspección de Trabajo: mayor trazabilidad y control

Uno de los cambios más relevantes es la posibilidad de que la Inspección de Trabajo solicite los registros de jornada en remoto, sin necesidad de desplazarse a la empresa.

Los sistemas deberán estar preparados para generar informes oficiales de forma instantánea y enviarlos a la autoridad laboral cuando sea requerido.

¿Qué debe incluir un sistema de fichaje para cumplir con la ley?

A medida que avanza la digitalización del registro horario, se vuelve esencial comprender qué funcionalidades serán obligatorias para evitar incumplimientos. La propia normativa define un estándar mínimo.

Identificación unívoca del trabajador

Cada registro debe asociarse correctamente a un único empleado mediante credenciales seguras. Esto puede incluir:

• Usuario y contraseña.
• Tokens digitales.
• Identificación biométrica (opcional y cumpliendo RGPD).

Lo importante es evitar suplantaciones o registros duplicados.

Registro de entrada, salida y pausas

El sistema debe capturar automáticamente cada inicio y fin de jornada, así como las pausas no computables. Además:

• Cada marca debe tener sello temporal.
• Las pausas deben reflejarse con precisión, especialmente en sectores con turnos fragmentados.

Geolocalización opcional según tipo de actividad

La ley no exige geolocalización por defecto, pero permite su uso siempre que esté justificado por la naturaleza del trabajo. Sectores como mantenimiento, logística o comercial suelen incorporarla para mejorar la trazabilidad.

Esto también ha sido explorado en nuestra publicación sobre los beneficios del fichaje digital bajo la nueva normativa, donde se analiza cómo el control digital puede optimizar la operativa cotidiana.

Informes descargables en formato oficial para inspecciones

Los sistemas deberán generar informes compatibles con la revisión documental de la Inspección de Trabajo. Estos documentos deben incluir:

• Horas registradas por empleado.
• Horas extraordinarias y su justificación.
• Registro de desplazamientos.
• Histórico de cambios.

Todo ello en formatos estandarizados y listos para auditoría.

Control de modificaciones y registros inalterables

Cualquier cambio debe quedar registrado con:

• Usuario que realizó la modificación.
• Motivo del ajuste.
• Fecha y hora exacta.

Sin estos elementos, el sistema no se considerará válido.

Sanciones por incumplimiento en 2026

El régimen sancionador es otro de los puntos reforzados en la nueva ley. La intención es disuadir el uso de métodos manipulables y garantizar la veracidad de los datos.

Multas económicas: de leves a graves

Las sanciones podrán clasificarse en:

Las cuantías serán mayores que en la normativa de 2019, pudiendo alcanzar cifras significativas para pymes.

Casos reales de inspecciones y sanciones recientes

En los últimos años, la Inspección de Trabajo ha detectado irregularidades recurrentes, especialmente:

• Sistemas manuales sin trazabilidad.
• Horas extra no declaradas.
• Ausencia de registro en empresas con teletrabajo.

Estos precedentes anticipan una supervisión más estricta tras la entrada en vigor de la ley de fichaje digital 2026.

Qué pide exactamente un inspector en una revisión

Habitualmente solicita:

• Registros de los últimos meses en formato digital auditable.
• Justificación de horas extra.
• Acceso al sistema de fichaje vigente.
• Evidencias de conservación de datos.

La inmediatez en la entrega será fundamental en el nuevo marco legal.

Cómo prepararse para la nueva ley antes de 2026

La entrada en vigor de la normativa está prevista para finales de 2025, con un periodo de adaptación de 20 días. Este margen reducido obliga a las empresas a anticiparse.

Revisión del sistema actual de fichaje

El primer paso consiste en evaluar:

• Si existe trazabilidad real.
• Si el sistema permite informes auditables.
• Si cumple los requisitos técnicos de inmutabilidad.

Esta revisión inicial permite detectar brechas antes de que supongan un riesgo sancionador.

Migración desde papel o Excel a una plataforma digital

Las empresas que aún utilizan métodos manuales deberán planificar una transición ordenada hacia plataformas electrónicas. La migración implica:

• Centralizar los datos.
• Adaptar los flujos internos.
• Definir roles de acceso.

Realizar este proceso antes de la entrada en vigor reducirá tensiones operativas.

Formación interna para responsables y empleados

Una parte esencial del cumplimiento es que todo el personal conozca el sistema. La formación debe cubrir:

• Cómo registrar pausas y desplazamientos.
• Cómo visualizar los informes propios.
• Qué prácticas quedan prohibidas.

El éxito del control horario depende tanto de la tecnología como de su uso adecuado.

Auditoría previa: checklist de cumplimiento legal

Antes de 2026, resulta conveniente realizar una auditoría interna que verifique:

• Integridad de datos.
• Sello temporal correcto.
• Capacidad de almacenamiento.
• Accesibilidad para inspección.

Este proceso reduce riesgos y anticipa posibles incidencias.

La preparación anticipada es clave para cumplir con éxito la nueva ley 2026

Cómo Turno Digital ayuda a cumplir la nueva ley sin complicaciones

La ley exige plataformas fiables, auditables y con capacidades avanzadas de registro. En este contexto, Turno Digital integra las funcionalidades necesarias para que las empresas cumplan con la normativa sin complejidad técnica adicional.

Conclusión: por qué 2026 será el año definitivo de la digitalización del fichaje

La nueva ley de fichaje digital 2026 consolida un cambio estructural en la forma de registrar la jornada laboral en España. La eliminación del papel, la obligatoriedad de sistemas auditables y el refuerzo del control administrativo marcan el inicio de una etapa donde la trazabilidad será un elemento central en la relación laboral.

Para las pymes, el reto será adaptarse a tiempo y garantizar que sus herramientas cumplen con los requisitos técnicos. La digitalización deja de ser una opción para convertirse en un estándar obligatorio que busca proteger los derechos laborales y facilitar la supervisión pública.