Nuevo Registro de Horarios 2026: Obligaciones, Plazos y Cómo Prepararse para Pymes

¿Qué cambia en la normativa de registro horario 2026 respecto a 2025?

La normativa de registro horario 2026 introduce cambios significativos y revolucionarios respecto a la normativa anterior (2019/2025). Mientras que la normativa anterior permitía el uso de registros en papel, hojas de cálculo Excel y sistemas manuales, la nueva normativa 2026 establece la digitalización obligatoria y prohíbe explícitamente estos métodos tradicionales. Se estima que entrará en vigor en enero de 2026, por lo que es fundamental que las empresas y pymes comiencen a prepararse con antelación.

Estos cambios reflejan la intención del legislador de consolidar la digitalización del registro horario y hacer más estricto el cumplimiento, especialmente para evitar que las empresas utilicen sistemas obsoletos o no conformes con la normativa.

La normativa 2026 refuerza los requisitos establecidos en 2025 con mayor rigor y exigencias

¿Cuáles son las obligaciones para pymes en el registro horario 2026?

Las pequeñas y medianas empresas enfrentan desafíos específicos al adaptarse a la nueva normativa 2026. Aunque los requisitos son similares para todas las empresas, las pymes deben prestar especial atención a ciertos aspectos debido a sus recursos limitados y estructuras más flexibles.

1. Implementar sistema 100% digital (prohibición de papel y Excel)

La normativa 2026 introduce una novedad fundamental: la prohibición explícita de sistemas no digitales. A diferencia de la normativa anterior (2019/2025), que permitía el uso de registros en papel, hojas de cálculo Excel y sistemas manuales, la nueva normativa 2026 prohíbe explícitamente estos métodos y exige sistemas 100% digitales que garanticen la inalterabilidad y el acceso remoto.

Para las pymes, esto significa que deben invertir en un software de fichaje digital certificado que cumpla con todos los requisitos. No basta con digitalizar manualmente los registros en papel o usar plantillas Excel, por muy organizadas que estén. Turno Digital está aquí para ayudar a las empresas y pymes a cumplir con esta obligación de forma sencilla y asequible, ofreciendo soluciones adaptadas a sus necesidades y recursos.

2. Permitir acceso remoto para inspecciones telemáticas

Una de las novedades más importantes de la normativa 2026 es el acceso remoto obligatorio para la Inspección de Trabajo. Los sistemas deben permitir que los inspectores puedan acceder de forma telemática a los registros en cualquier momento, sin necesidad de desplazarse físicamente a la empresa.

Esto requiere que las pymes implementen sistemas en la nube o con acceso remoto seguro, lo que puede suponer un cambio importante para empresas que aún utilizan sistemas locales o servidores propios. Turno Digital ofrece sistemas en la nube que facilitan este acceso remoto, ayudando a las empresas y pymes a cumplir con la normativa sin complicaciones.

3. Garantizar registros inalterables y trazables

La normativa 2026 refuerza los requisitos de inalterabilidad. Los sistemas deben garantizar que los registros no puedan ser modificados una vez creados, y deben mantener un historial completo de todas las operaciones (trazabilidad). Esto incluye:

• Registro de fecha y hora de cada fichaje con precisión de segundos
• Historial de modificaciones (si, están permitidas) con aceptación de ambas partes (trabajador y empresa)
• Firma digital o mecanismos de autenticación para validar registros

4. Conservar registros durante 4 años

Las empresas deben conservar todos los registros de jornada durante un período mínimo de cuatro años, manteniéndolos a disposición de trabajadores, representantes legales y la Inspección de Trabajo. La normativa 2026 exige que esta conservación se realice de forma segura, con copias de seguridad y protección contra pérdida de datos.

5. Informar y formar a los trabajadores

Las pymes deben informar claramente a todos los trabajadores sobre el sistema de registro implementado, cómo funciona, y garantizar su acceso a sus propios registros. Además, deben proporcionar formación adecuada para que los empleados sepan utilizar el sistema correctamente.

¿Cuáles son los plazos para implementar el registro horario 2026?

Se estima que la normativa 2026 entrará en vigor en enero de 2026. Aunque no hay plazos escalonados de adaptación, es fundamental que las empresas y pymes comiencen a prepararse con antelación para evitar problemas, sanciones y costes adicionales cuando la normativa entre en vigor.

Importante: Aunque la normativa entrará en vigor en enero de 2026, es recomendable comenzar la preparación cuanto antes para evitar problemas de última hora. Turno Digital está aquí para ayudar a las empresas y pymes a prepararse para el cumplimiento de la normativa, ofreciendo soluciones que facilitan la transición y el cumplimiento de todos los requisitos legales.

¿Cómo prepararse para la nueva normativa de registro horario 2026?

Preparar tu empresa para la normativa 2026 requiere un enfoque estructurado y proactivo. No basta con esperar al último momento; es fundamental comenzar la adaptación con tiempo suficiente para evitar problemas, sanciones y costes adicionales.

Paso 1: Auditar tu sistema actual

El primer paso es evaluar si tu sistema actual cumple con los nuevos requisitos de la normativa 2026. Debes verificar:

• ¿Es 100% digital o aún utilizas papel o Excel?
• ¿Permite acceso remoto para inspecciones telemáticas?
• ¿Garantiza la inalterabilidad de los registros?
• ¿Conserva los datos durante 4 años de forma segura?
• ¿Cumple con la protección de datos (LOPD)?

Si tu sistema actual no cumple con estos requisitos, Turno Digital puede ayudarte a evaluar tu situación y ofrecerte una solución adaptada a las necesidades de tu empresa o pyme.

Paso 2: Seleccionar un software certificado

Si tu sistema actual no cumple, debes seleccionar un software de fichaje digital que cumpla todos los requisitos. Para pymes, es importante elegir una solución que sea:

Turno Digital está aquí para ayudar a las empresas y pymes a encontrar la solución perfecta que cumpla con todos los requisitos de la normativa 2026, ofreciendo sistemas asequibles, fáciles de usar y con el soporte necesario para garantizar el cumplimiento.

• Asequible: Con precios adaptados a pymes
• Fácil de usar: Intuitivo para reducir costes de formación
• Escalable: Que crezca con tu empresa
• Conforme: Que cumpla todos los requisitos legales
• Con soporte: Con atención al cliente en español

Paso 3: Establecer políticas internas

Define y comunica claramente los procedimientos de registro de jornada. Esto incluye:

• Política de registro horario escrita
• Procedimientos para fichajes especiales (teletrabajo, viajes, etc.)
• Protocolo para corrección de errores
• Normas sobre horas extraordinarias
• Procedimiento de acceso a registros por parte de trabajadores

Paso 4: Formar al personal

Asegura que todos los trabajadores conocen el funcionamiento del sistema, sus obligaciones y cómo acceder a sus registros. La formación debe incluir:

• Uso del sistema de fichaje (app móvil, web, QR, etc.)
• Importancia del registro correcto
• Cómo consultar sus propios registros
• Qué hacer en caso de error u olvido
• Derechos y obligaciones según la normativa

Paso 5: Realizar pruebas piloto

Antes del plazo límite, implementa el sistema en un grupo reducido de trabajadores para detectar y corregir posibles problemas. Esto te permitirá:

• Identificar dificultades de uso
• Corregir errores técnicos
• Ajustar procedimientos internos
• Formar a los primeros usuarios que luego formarán a otros
• Ganar confianza antes del despliegue completo

Paso 6: Asegurar cumplimiento LOPD

Verifica que el sistema cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos. Esto incluye:

• Consentimiento informado de los trabajadores
• Medidas de seguridad técnicas y organizativas
• Derechos de acceso, rectificación y supresión
• Política de privacidad clara
• Registro de actividades de tratamiento (si aplica)

Paso 7: Preparar documentación para inspecciones

Mantén documentación actualizada sobre:

• El sistema implementado y sus características
• Políticas internas de registro horario
• Procedimientos establecidos
• Formación impartida a trabajadores
• Certificados de conformidad del software
• Contratos con proveedores

La preparación anticipada es clave para cumplir con éxito la normativa 2026

¿Qué sanciones hay por incumplir la normativa de registro horario 2026?

La normativa 2026 refuerza el régimen sancionador. Las infracciones relacionadas con el registro de jornada digital se consideran graves según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con multas que pueden oscilar entre 751€ y 7.500€, pudiendo llegar hasta 10.000€ en casos de especial gravedad o reincidencia.

Principales infracciones sancionables

Además de las sanciones administrativas, las empresas pueden enfrentarse a reclamaciones individuales por parte de los trabajadores por conceptos como horas extraordinarias no pagadas, lo que puede multiplicar significativamente el coste del incumplimiento.

¿Afecta la normativa 2026 al teletrabajo?

Sí, la normativa 2026 refuerza significativamente los requisitos para el teletrabajo. El registro horario debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo remoto, incluyendo el momento de inicio y finalización de la jornada.

Los sistemas deben permitir fichaje remoto seguro, garantizar la privacidad del trabajador, y facilitar el acceso a inspecciones telemáticas. Se recomienda usar aplicaciones móviles o sistemas web con geolocalización opcional (no obligatoria, pero recomendada para mayor seguridad).

Requisitos específicos para teletrabajo en 2026

• Registro preciso: Debe reflejar exactamente las horas trabajadas desde casa
• Acceso remoto: El trabajador debe poder fichar desde cualquier ubicación
• Privacidad: El sistema no debe invadir la privacidad del trabajador más allá de lo necesario
• Flexibilidad: Debe adaptarse a diferentes horarios y ritmos de trabajo
• Verificación: El sistema debe permitir verificar el cumplimiento sin ser intrusivo

Casos especiales: hostelería, retail, construcción y logística

La normativa 2026 afecta a todos los sectores, pero algunos tienen particularidades que las pymes deben tener en cuenta:

Hostelería

Las empresas de hostelería deben gestionar turnos partidos, picos de trabajo y descansos variables. El sistema debe permitir fichajes múltiples al día y gestionar turnos rotativos eficientemente.

Retail

Las tiendas con múltiples ubicaciones necesitan un sistema unificado que permita fichar en cualquier centro y generar reportes por tienda. El sistema debe gestionar turnos variables y horarios comerciales.

Construcción

Las empresas de construcción deben implementar sistemas con geolocalización para fichar en obra. El registro debe ser digital, en caso de que existan problemas de conexión o externos a la empresa, debe permitir añadir registros manuales. Además, debe gestionar múltiples obras simultáneas.

Logística

Las empresas de logística necesitan sistemas que permitan fichar en ruta, gestionar ausencias de transportistas y controlar tiempos de conducción y descanso según la normativa de transporte.

Conclusión: prepararse ahora es clave

La normativa de registro horario 2026 representa un paso decisivo hacia la modernización de las relaciones laborales en España. Aunque supondrá un esfuerzo de adaptación para las pymes, los beneficios a largo plazo en términos de transparencia, eficiencia y cumplimiento legal compensan ampliamente la inversión inicial.

Las empresas que se anticipen a estos cambios y comiencen a implementar sistemas digitales de registro horario no solo evitarán posibles sanciones, sino que también podrán aprovechar esta transición para optimizar sus procesos de gestión de recursos humanos y mejorar la satisfacción de sus empleados.

Recuerda: La normativa entrará en vigor en enero de 2026. No esperes al último momento; comienza a preparar tu empresa ahora para evitar problemas y costes adicionales. Turno Digital está aquí para ayudar a las empresas y pymes a cumplir con la normativa de forma sencilla, asequible y sin complicaciones.