Cómo debe ser un registro horario válido ante una inspección en 2026

Qué considera la ley un registro horario válido en 2026

Para responder con rigor, conviene separar lo estable (obligación vigente) de lo evolutivo (propuestas y cambios en tramitación). Ese matiz es clave para evitar errores de cumplimiento.

Marco legal actualizado: RDL 8/2019 + modificaciones 2025–2026

La base sigue siendo el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RDL 8/2019, que obliga a garantizar el registro diario de jornada incluyendo el horario concreto de inicio y finalización, con conservación durante cuatro años y disponibilidad para personas trabajadoras y la Inspección.

En 2025–2026, el debate regulatorio se ha centrado en reforzar ese control: digitalización, mayor detalle (pausas y tipologías de horas) y sanciones más "individualizables", dentro del paquete asociado a reducción de jornada. Sin embargo, su entrada en vigor y el detalle final dependen del recorrido parlamentario.

Objetivo de la normativa: transparencia y trazabilidad

El objetivo no es "fichar por fichar". Es crear un mecanismo que permita:

• Transparencia: el trabajador puede verificar su tiempo real y sus descansos.
• Control: la empresa puede demostrar cumplimiento y corregir incidencias.
• Prevención: se reducen abusos y conflictos por horas extra o excesos de jornada.

La guía oficial del Ministerio insiste en que el registro debe mantenerse a disposición de trabajadores, representantes e Inspección, lo que lo convierte en un sistema de evidencia.

Qué significa "registro fiable, inalterable y accesible"

Estos tres términos resumen cómo se "mide" la validez en la práctica:

• Fiable: refleja lo ocurrido (no lo planificado).
• Inalterable: no se puede editar sin dejar rastro (o sin procedimiento).
• Accesible: se puede mostrar de inmediato por trabajador y periodo.

En el refuerzo planteado para el control horario, la insistencia en registros digitales busca precisamente mejorar esas tres propiedades.

Requisitos imprescindibles que debe cumplir el registro horario

A partir de aquí, el artículo se vuelve operativo: si tu registro no cumple estos puntos, la inspección puede cuestionarlo, aunque "exista" un documento.

1. Registro exacto de entrada y salida

Debe constar la hora concreta de inicio y fin de cada jornada diaria. Es el núcleo del artículo 34.9 y el primer dato que se solicita cuando se revisa la jornada.

Un consejo técnico: cuanto más flexible sea la organización (turnos, híbrido, movilidad), más importante es que el registro capture el horario real y no el teórico.

2. Registro de pausas y descansos

Aunque el mínimo legal se centra en inicio/fin, en inspecciones y auditorías la ausencia de pausas suele generar dos problemas: (1) jornadas "infladas" y (2) dudas sobre el respeto a descansos y tiempos no productivos.

Además, el marco propuesto de refuerzo del control horario ha puesto especial énfasis en registrar pausas y categorías de tiempo.

3. Horas ordinarias y extraordinarias claramente diferenciadas

El registro debe permitir identificar:

• horas trabajadas,
• exceso respecto a jornada pactada,
• potenciales horas extra (según convenio/contrato).

En 2025–2026 se ha hablado de mejorar la capacidad del registro para "clasificar" horas y evitar que las horas extra queden invisibles.

4. Identificación del trabajador y del centro de trabajo

El registro debe estar vinculado inequívocamente a cada persona y, cuando aplique, a su centro o ubicación. La guía del Ministerio aborda el alcance del registro y su disponibilidad para inspección, lo que exige orden documental: quién, cuándo, dónde (si corresponde) y en qué periodo.

5. Accesibilidad para el empleado y para la inspección

No basta con "tenerlo en la asesoría" o "poder sacarlo luego". La obligación incluye mantenerlo a disposición, y en la práctica significa poder obtenerlo rápidamente por empleado y periodo.

6. Conservación durante un mínimo de cuatro años

Este punto es explícito en la guía ministerial: conservar durante cuatro años y mantener disponible para trabajadores, representantes e Inspección.

7. Trazabilidad e inalterabilidad del documento

Aquí se decide gran parte de la validez "real" en una inspección moderna:

• ¿Se registran incidencias (olvidos, duplicados)?
• ¿Las correcciones dejan rastro (quién/cuándo/motivo)?
• ¿Existen permisos y auditoría?

Por qué Excel, papel o fichas modificables ya no son válidos

Lo correcto es decirlo así: no es que Excel o papel sean automáticamente ilegales, sino que son frágiles cuando permiten modificaciones sin rastro o se completan a posteriori. De cara a 2026, el estándar que se viene defendiendo públicamente empuja hacia registros digitales que reduzcan manipulación y faciliten verificación.

Cómo debe presentarse el registro horario en una inspección

La inspección no evalúa "software", evalúa evidencias. Por eso importa cómo presentas el registro.

Formatos válidos: PDF oficial o Excel generado desde un sistema auditable

En la práctica, lo más útil es contar con:

• PDF: informe presentable, claro y estable (ideal para entrega).
• Excel/CSV: exportación para análisis y contraste, siempre que provenga de un sistema con trazabilidad.

El error típico es presentar un Excel "hecho a mano" sin rastro de origen. El formato puede ser Excel; el problema suele ser la auditabilidad.

Qué documentación debes tener lista en segundos

Para no improvisar en una inspección, conviene tener preparado:

• informe por trabajador y mes,
• informe diario o por rango de fechas,
• detalle de pausas,
• resumen de horas (ordinarias/exceso),
• listado de incidencias y correcciones (con motivos),
• política interna de registro (cómo se ficha, cómo se corrige).

La guía del Ministerio subraya disponibilidad y conservación; "listo en segundos" es la manera práctica de cumplirlo sin estrés.

Cómo estructurar el informe para facilitar la revisión

Un informe fácil de revisar suele tener:

• Encabezado: empresa, centro, trabajador, periodo.
• Tabla diaria: entrada, salida, pausas, horas netas.
• Totales del periodo y alertas (excesos, faltantes).
• Trazabilidad: correcciones, motivo, responsable, fecha/hora.

Informe diario vs. informe mensual

• Diario: útil para requerimientos puntuales o incidentes.
• Mensual: el estándar de presentación más común, porque permite ver coherencia, acumulados y patrones.

Lo ideal es poder generar ambos desde el mismo origen de datos.

Histórico por trabajador

En inspección, puede pedirse histórico de varios meses. Si el registro está bien construido, el histórico no se "arma": se extrae. Y ahí la conservación 4 años es el soporte normativo.

Qué revisa un inspector de trabajo en 2026 paso a paso

Aunque cada actuación varía, el patrón de revisión suele ir de lo más básico (existencia) a lo más crítico (credibilidad).

Comprobación de la inalterabilidad del registro

El inspector busca señales de integridad:

• registros demasiado perfectos,
• ausencia total de incidencias en entornos donde es improbable,
• correcciones sin motivo ni rastro.

En el contexto 2025–2026, la insistencia en registro digital reforzado apunta precisamente a reducir estas dudas.

Contraste entre jornadas fichadas y contratos

Se revisa coherencia entre:

• jornada pactada (completo/parcial),
• calendario y turnos,
• horas registradas.

Aquí suelen aparecer problemas en contratos parciales y en picos operativos.

Revisión de descansos y horas extra

Si no hay pausas registradas, o si los excesos son recurrentes, el inspector puede pedir explicaciones o documentación adicional.

Coherencia entre horario pactado y horario real

No se exige que todos trabajen igual cada día, pero sí que el registro tenga lógica:

• no puede haber solapes imposibles,
• no puede haber jornadas fuera de toda pauta sin explicación,
• no puede "copiarse y pegarse" mes tras mes.

Casos en los que el inspector solicita más información

Suele ocurrir cuando:

• faltan fichajes (entradas sin salidas),
• hay discrepancias con nómina o horas extra,
• la empresa no puede entregar el registro de inmediato,
• no existe trazabilidad de cambios.

Errores que invalidan un registro horario en una inspección

Esta sección es clave para intención informativa: "qué NO hacer".

Registros manuales o fácilmente alterables

Si el registro puede modificarse sin rastro, pierde fuerza probatoria. Es el principal riesgo de planillas editables sin control de versiones.

Fichajes incompletos (sin pausas o salidas)

Los fichajes incompletos rompen el cálculo de horas y generan dudas sobre la rutina real. Si el sistema no alerta, el registro se corrige tarde y se vuelve cuestionable.

Inconsistencias entre fichajes y calendario laboral

Ejemplos típicos:

• fichajes en días no laborables sin explicación,
• jornadas que no corresponden con turnos cargados,
• ausencia de coherencia entre centros y horas.

Ausencia de informes oficiales exportables

Si no puedes exportar un informe por trabajador y periodo, terminas armando documentos manuales. Eso suele traducirse en errores y falta de trazabilidad.

Formatos distintos para cada trabajador (desorden documental)

En inspección, el desorden es un multiplicador de riesgo: si cada persona tiene un formato distinto, es más difícil demostrar un sistema único y estable.

Ejemplo real: registro horario válido presentado en inspección

A nivel práctico, un registro válido se reconoce por su estructura y por la "huella" de auditoría.

Estructura del informe

Informe mensual por trabajador:

• Identificación (empresa/centro/trabajador/periodo).
• Tabla por día.
• Totales y desglose.
• Incidencias y correcciones.
• Exportación PDF + Excel.

Cómo se reflejan entradas, salidas y pausas

Ejemplo de un día:

• Entrada: 09:02
• Pausa: 14:00–14:30 (30 min)
• Salida: 17:35
• Horas netas: 8:03

Lo importante es que sea repetible y consistente en todo el mes.

Cómo se ve la trazabilidad del sistema

Una corrección válida (por olvido de salida) debería mostrar:

• "Corrección aplicada"
• motivo: "olvido de fichaje"
• responsable: "RR. HH."
• fecha y hora de corrección
• validación del empleado (si existe flujo de aceptación)

Qué destaca el inspector al validarlo

• el registro está disponible al instante,
• los datos son coherentes,
• existen incidencias normales y gestionadas,
• las correcciones están auditadas.

Cómo garantizar que tu registro horario sea 100% legal en 2026

Más que "buscar un formato perfecto", la clave es método + control interno.

Usa un sistema digital auditable

Si el registro depende de edición manual, siempre habrá riesgo. Un sistema auditable reduce ese riesgo al registrar huellas de cambios y generar informes consistentes, alineándose con la dirección de refuerzo del control.

Revisa fichajes incompletos semanalmente

La revisión semanal evita "correcciones masivas" a final de mes. Técnicamente, es la diferencia entre corregir una incidencia real y reconstruir un histórico.

Mantén actualizados turnos y calendarios

Turnos desactualizados generan incoherencias que parecen irregularidades. Mantener calendario laboral y turnos alineados con la operativa reduce ruido en inspección.

Realiza auditorías internas periódicas

Una auditoría interna simple (mensual o trimestral) suele incluir:

• porcentaje de fichajes incompletos,
• días con pausas no registradas,
• excesos recurrentes,
• centros con patrones atípicos.

Cómo Turno Digital genera registros válidos para inspección automáticamente

En la práctica, Turno Digital se presenta como una solución que busca cubrir el punto crítico: pasar de "registro" a "evidencia" con exportación inmediata.

Registro inalterable y trazable

La propuesta de valor en este punto es que el registro se construya con trazabilidad: incidencias, correcciones y permisos, en línea con el estándar que se está discutiendo para fortalecer el control horario.

Informes legales en 1 clic (PDF y Excel oficial)

La capacidad operativa es generar reportes por trabajador/centro/periodo en formatos habituales (PDF para presentar, Excel para analizar), evitando armado manual.

Conservación automática de 4 años

La conservación mínima de cuatro años está claramente recogida en la guía ministerial; automatizarla evita pérdidas y versiones dispersas.

Preparado para inspección en menos de 10 segundos

Aquí "10 segundos" debe interpretarse como capacidad de respuesta inmediata: filtrar, exportar y presentar sin reconstrucción.

Compatible con teletrabajo y equipos mixtos

Con plantillas híbridas y movilidad, lo importante es que el método de fichaje no fracture el registro en varios sistemas. La obligación de registro aplica igualmente, y la guía contempla el alcance amplio del registro.

Tabla comparativa: registro manual vs. sistema auditable