Plantilla descargable: ejemplo real de un registro horario digital correcto

Qué es un registro horario digital correcto según la ley

Antes de usar una plantilla, conviene fijar el marco: un registro "correcto" no se define por si está en PDF o Excel, sino por si permite acreditar la jornada real sin zonas grises.

Requisitos obligatorios del registro de jornada

El criterio base es el registro diario de jornada, con hora concreta de inicio y fin, y la obligación de conservarlo durante cuatro años y tenerlo a disposición de trabajadores y de la Inspección. Esto se recoge y desarrolla en la guía del Ministerio de Trabajo.

En términos prácticos, ese mínimo legal se traduce en tres capacidades: (1) capturar horarios reales, (2) mantener histórico íntegro, y (3) poder mostrarlo "en el momento" si se requiere.

Qué formatos admite la Inspección de Trabajo

Aquí es donde muchas empresas se confunden, porque "formato" no siempre equivale a "validez".

En la práctica, se presentan registros como informes en PDF, listados exportados (por ejemplo, a Excel/CSV) o impresiones del sistema, siempre que el contenido sea completo y el origen sea defendible. Los propios reportajes sobre inspecciones y registro de jornada señalan que el inspector busca un registro real, no un cuadrante genérico, y que un registro digital puede imprimirse o descargarse.

Por qué Excel y el papel ya no son válidos en 2026

Este punto necesita precisión (y fecha), porque se mezcla obligación vigente con propuestas.

Hoy (diciembre de 2025): la obligación de registro existe y se sanciona el registro inválido, incluso si "existe físicamente". Se han descrito como problemáticos los Excel sin control de versiones o hojas en papel "perfectas" (misma letra, horarios idénticos), tratándolos en la práctica como si no hubiera registro.

De cara a 2026: el debate regulatorio ha girado hacia un registro electrónico/digital, inviolable e interoperable, ligado al refuerzo del control y a cambios asociados a la reducción de jornada. Sin embargo, también se ha publicado que la aprobación concreta del "registro horario digital" podría estar en duda o retrasarse.

Qué debe contener un registro horario digital válido

Ahora sí: si vas a usar una plantilla de registro horario digital, estos son los campos que hacen que "se parezca" a un registro defendible.

Identificación del trabajador y centro de trabajo

Para evitar ambigüedades, el registro debe permitir identificar:

• Persona trabajadora (nombre, ID interno, DNI/NIE si tu política lo permite).
• Empresa y centro (o unidad/ubicación).
• Fecha y, si aplica, turno o modalidad (presencial/teletrabajo/movilidad).

Este orden facilita que el informe sea legible y trazable a nivel interno.

Hora de entrada y salida

Es el núcleo: hora de inicio y fin cada día. La guía del Ministerio subraya que debe registrarse la jornada diaria y conservarse.

Para que sea útil, conviene registrar también el método (móvil/web/kiosco) y, si aplica, el "origen" (centro, IP corporativa, geocerca), pero sin convertirlo en vigilancia excesiva.

Pausas y descansos

En inspección y en conflictos por horas extra, lo que no se registra tiende a interpretarse en contra de quien debe probar.

Registrar pausas (comida, descanso, pausas técnicas) ayuda a delimitar "tiempo efectivo" y evita que el total diario se infle o se discuta a posteriori. En análisis periodísticos se menciona precisamente que muchos sistemas en papel/Excel fallan por falta de fiabilidad y detalle real.

Total de horas trabajadas y horas extra

La plantilla debería calcular:

• Horas trabajadas diarias (descontando pausas).
• Acumulado del periodo (semana/mes).
• Diferencia vs jornada teórica (ordinarias vs extraordinarias).

Aunque el cómputo final se apoya en convenio y contrato, incluirlo en el registro simplifica auditoría interna y coherencia con nómina.

Firma o confirmación del trabajador

La "firma" puede ser literal (firma manuscrita en PDF impreso) o una confirmación digital (check de aceptación, sello de usuario, notificación y acuse). No siempre es el requisito más citado, pero sí es una buena práctica probatoria: reduce disputas sobre "yo no fiché eso".

Trazabilidad e inalterabilidad del documento

Este es el factor diferencial entre "plantilla" y "registro digital serio". Un buen registro:

• Registra cambios y correcciones (quién, cuándo, motivo).
• Evita ediciones invisibles.
• Permite reconstruir el historial.

En el debate hacia registros electrónicos "inviolables", este concepto es el centro.

Qué pasa si el registro puede modificarse manualmente

Si la plantilla (Excel o PDF editable) permite cambiar horas sin dejar rastro, el riesgo es doble:

• Operativo: se termina "corrigiendo" al final de mes con memoria imperfecta.
• Probatorio: ante inspección o conflicto, el registro pierde fuerza por falta de integridad.

Y eso conecta con lo que ya se está señalando: Excel sin control de versiones o registros "demasiado perfectos" se tratan como inválidos a efectos prácticos.

Plantilla descargable: ejemplo real de un registro horario digital

A continuación tienes un modelo que puedes copiar tal cual. Si lo llevas a Excel, podrás automatizar cálculos; si lo exportas a PDF, podrás presentarlo como informe. La clave es recordar: una plantilla no crea trazabilidad por sí sola; la trazabilidad la crea el sistema de captura y el control de cambios.

Versión PDF lista para presentar en inspección

Versión Excel para auditorías internas

En Excel, agrega columnas útiles para control:

• Método de fichaje (móvil/web/kiosco).
• Ubicación/centro (si aplica).
• Estado (OK / falta salida / falta entrada / corrección pendiente).
• ID de incidencia (para trazabilidad interna).

Así puedes filtrar fichajes incompletos y generar un reporte mensual consistente.

Cómo rellenar la plantilla correctamente

Regla operativa: completar el registro cada día, no "a final de semana". La guía ministerial insiste en conservar y tener disponible el registro, y la experiencia práctica muestra que los registros a posteriori son los que más inconsistencias generan.

Si hay correcciones (olvido de fichaje), anótalas como incidencia: qué se corrigió, quién lo autorizó y por qué.

Explicación campo por campo

• Fecha: día natural trabajado.
• Entrada/Salida: hora real (no "hora teórica").
• Pausa: minutos totales o detalle por tramo (recomendable).
• Horas trabajadas: (Salida – Entrada) – Pausas.
• Observaciones: incidencias, desplazamientos, turnos especiales.
• Confirmación: firma o aceptación digital para reducir disputas.

Ejemplo real de un registro horario correcto (caso práctico)

Para aterrizarlo, veamos un ejemplo con pausas y horas extra calculadas de forma coherente.

Datos del empleado

Registro diario completo

Durante una semana, el registro recoge entradas/salidas reales. Los cambios (si existieran) quedarían anotados como incidencias con responsable y motivo.

Pausas correctamente reflejadas

En dos días se registra pausa de comida; en otro día, pausa corta. Esto evita que el sistema compute como trabajo efectivo todo el tramo entre entrada y salida.

Cómputo de horas ordinarias y extraordinarias

Al final de semana, el Excel suma horas trabajadas y compara contra la jornada teórica. Si hay exceso, se marca como "potencial hora extra", pendiente de validación según convenio y autorización.

Exportación del informe para inspección

Para una inspección, se exporta a PDF:

• Por trabajador y periodo.
• Con totales.
• Con incidencias listadas.

Este tipo de exportación es lo que convierte un registro en "presentable" y verificable.

Errores que debes evitar al generar tu registro horario

La mayoría de sanciones no vienen de "no tener nada", sino de tener un registro inconsistente o poco creíble.

Pausas o descansos sin registrar

Si hay pausas habituales y no aparecen, el total diario puede ser irreal. Además, se vuelve difícil justificar por qué un día "trabajó 9:00–18:00" sin descanso.

Horas de entrada o salida incompletas

"Falta salida" es el error típico. Si no hay alertas, la corrección se hace tarde y se pierde fiabilidad.

Registros sin confirmación del empleado

No siempre es el primer punto que revisa un inspector, pero sí es un factor de prevención de conflictos: reduce reclamaciones por discrepancias de jornada.

Informes sin trazabilidad ni sellado automático

Aquí está el problema de Excel/papel: si puedes reescribir un mes entero en 15 minutos, el registro pierde fuerza probatoria. Esto es exactamente lo que se está señalando como práctica sancionable cuando el registro se considera inválido "aunque exista".

¿Qué pasa si presentas un registro horario incorrecto?

Cuando el registro no cumple, el riesgo es económico, operativo y reputacional: requerimientos, correcciones urgentes, tensiones internas.

Sanciones según el tipo de infracción

A nivel divulgativo, se citan sanciones que suelen moverse en el rango de 751 a 7.500 euros en determinados supuestos de infracción.

Además, en el debate ligado al registro digital y a la reducción de jornada, se ha hablado de endurecimiento y de sanciones "por trabajador" en algunos escenarios.

Qué revisa un inspector en la práctica

En la práctica, se observa foco en:

• Registro diario real (no cuadrantes).
• Coherencia (sin patrones artificiales).
• Acceso inmediato.
• Conservación y disponibilidad histórica.

Y, sobre todo, la credibilidad del sistema (inalterabilidad práctica).

Ejemplos de sanciones por informes incompletos

Se han descrito escenarios típicos: hojas en papel "idénticas" y Excel sin control de versiones tratados como inexistencia de registro.

Cómo Turno Digital genera un registro horario correcto automáticamente

Tras ver la plantilla, la pregunta natural es: ¿cómo evitar que el registro dependa de disciplina manual y correcciones tardías? Ahí entran los sistemas que automatizan captura, incidencias y reportes.

Informes legales en PDF y Excel en 1 clic

La utilidad principal es convertir fichajes diarios en informes exportables sin "rearmar" el mes: PDF para presentar y Excel para auditar internamente.

Registro inalterable con trazabilidad completa

Un registro con logs y permisos reduce el riesgo de que el documento sea cuestionable por edición manual, alineándose con el enfoque "fiable/inalterable" que está en el centro del debate sobre el refuerzo del registro electrónico.

Cumplimiento automático con la normativa 2026

Con el calendario regulatorio aún con incertidumbre, la aproximación más sólida es diseñar el proceso para cumplir lo vigente (registro diario, conservación 4 años, acceso) y, además, estar preparado para el estándar reforzado que se está discutiendo (digital, inviolable, interoperable).

Ideal para pymes y departamentos de RRHH

En pymes, el valor suele estar en reducir administración y riesgo: alertas de fichajes incompletos, reportes consistentes y conservación automática, sin convertir el registro en una carga mensual.