Checklist de registro horario: qué revisar con la ley vigente en 2026
El artículo 34.9 ET exige registrar diariamente el inicio y fin de la jornada y conservar el registro cuatro años. La obligación es tecnológicamente neutral; un sistema digital puede ser una opción operativa, mientras el proyecto reglamentario separado sigue sin BOE y no es exigible.
Este artículo ofrece un checklist de registro horario digital, pensado para responsables de RR. HH., directores de operaciones y empresas que buscan documentar su sistema vigente y seguir la tramitación sin confundirla con ley aprobada.
Estado normativo a 01/09/2026
El artículo 34.9 del ET y el RDL 8/2019 exigen registro diario de inicio y fin, conservación durante cuatro años y disponibilidad. La tecnología es neutral; la LISOS determina infracciones y sanciones según el caso.
El Proyecto de Ley 121/000058 fue rechazado el 10/09/2025.
El proyecto de RD y la consulta de Orden técnica no están publicados en el BOE y no son exigibles hoy.
La biometría es un tratamiento de alto riesgo: requiere EIPD previa. El consentimiento laboral no es un atajo ni sustituye la base jurídica e información.
¿Qué es un registro horario digital y qué parte es obligatoria?
Antes de profundizar en el checklist, conviene revisar brevemente qué exige la normativa actual y por qué se ha reforzado su aplicación en los últimos años. Este repaso facilita entender la finalidad del registro digital y los errores más habituales en su implementación.
Breve recordatorio del marco legal vigente (RDL 8/2019 y cambios 2025–2026)
El Real Decreto-ley 8/2019 incorporó en España la obligación de registrar la jornada laboral diaria de toda persona trabajadora. El artículo 34.9 ET no fija una tecnología única: cada empresa debe documentar un procedimiento fiable, conservarlo y facilitarlo cuando corresponda. El proyecto reglamentario que se consulta para 2026 es una propuesta separada, sin publicación en BOE ni exigibilidad actual.
A esta evolución también contribuye la progresiva digitalización laboral. Para profundizar en estas transformaciones y su impacto, puede consultarse el análisis sobre el contexto histórico de una propuesta de normativa de fichaje digital disponible en el blog de Turno Digital.
Si la checklist apunta a una solución digital, contrasta las funciones necesarias y el software para pymes antes de decidir.
Qué exige la Inspección y qué debe demostrar la empresa
La revisión debe dejar una evidencia sencilla: quién registra, qué ocurre cuando falta un marcaje, quién autoriza una corrección y cómo se conserva el histórico. Esta guía no sustituye el criterio de la autoridad; ayuda a ordenar el procedimiento interno que la empresa ya debe poder explicar.
El artículo 34.9 ET exige que el registro diario se conserve y esté disponible para las personas y autoridades previstas. La revisión debe atender al texto oficial y al procedimiento documentado de cada empresa:
- Sea fiable y conserve la información exigida.
- Esté disponible cuando proceda para la revisión, conforme al artículo 34.9 ET.
- Incluya la hora concreta de inicio y finalización. Documenta pausas cuando proceda por la jornada, el convenio, un acuerdo o el procedimiento aplicable.
- Permita identificar a la persona trabajadora sin dudas.
- Se conserve durante cuatro años en formato accesible.
Checklist de revisión en 15 minutos
A continuación se presenta una lista exhaustiva, organizada de forma escaneable y orientada a la acción. Cada punto está pensado para que las empresas puedan validar si su sistema actual cumple las obligaciones vigentes y seguir propuestas futuras sin tratarlas como exigibles.
1. Define un sistema de fichaje válido y legal
Iniciar el proceso con un sistema adecuado evita problemas posteriores y simplifica auditorías internas.
Métodos admitidos y métodos no recomendados (papel, Excel, apps no auditables)
Los métodos recomendados son:
Aplicaciones móviles
Con acceso autenticado y controles que deben probarse
Plataformas web
Centralizadas y auditables
Terminales o kioscos
De fichaje físico
Los métodos que conviene revisar por riesgo probatorio incluyen:
- Firmas en papel — No son universalmente inválidas; revisa fiabilidad, conservación y acceso
- Excel sin trazabilidad — Fácilmente manipulable
- Apps que sobrescriben registros sin control — Dificultan justificar las correcciones y el histórico
2. Registra inicio y fin; documenta pausas cuando proceda por el procedimiento aplicable
Una vez definido el método de registro, el siguiente paso es garantizar que toda la actividad diaria quede reflejada.
Qué considera pausa efectiva y pausa computable
Las pausas efectivas deben documentarse cuando resulte necesario para calcular la jornada según el convenio, acuerdo o procedimiento aplicable.
El tratamiento de cada pausa como tiempo de trabajo o no depende de la regla aplicable. Defínelo antes de configurar el sistema para evitar errores de cómputo.
Importante sobre las pausas
El artículo 34.9 no convierte todas las pausas en un campo universal. Configura las que correspondan al convenio, acuerdo o procedimiento y explica a la plantilla cómo se computan.
3. Documenta correcciones y conserva el histórico
La trazabilidad puede reforzar la revisión del procedimiento, aunque el artículo 34.9 no impone una arquitectura técnica universal.
Cómo evitar modificaciones manuales o no auditadas
La plataforma utilizada debe:
- Registrar cualquier cambio con sello de tiempo.
- Identificar al usuario que realiza la modificación.
- Bloquear la edición directa sin auditoría.
Este aspecto ayuda a revisar el procedimiento vigente. Puedes consultar el estado de la propuesta en nuestro artículo sobre el proyecto reglamentario de digitalización, todavía no exigible.
4. Conserva los registros durante al menos cuatro años
Este es uno de los puntos que más se verifican durante una inspección.
Formatos de conservación recomendados para inspecciones
Los formatos habituales incluyen:
- PDF exportable — Formato orientativo para documentación interna
- Exportaciones configurables en CSV o Excel para revisión — Comprueba campos, periodo e historial antes de utilizarlas
- Alojamiento, cifrado y copias documentados — Solicita ubicación, encargados, controles, recuperación y evidencias de seguridad vigentes
5. Facilita el acceso previsto en el artículo 34.9
El artículo 34.9 dispone que los registros permanezcan a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. El canal, el plazo y el formato de entrega deben ajustarse al requerimiento concreto y al procedimiento aplicable.
Qué documentación conviene poder localizar y consultar
- Resumen diario, semanal o mensual de horas.
- Informe exportable de la jornada por trabajador.
- Registro histórico completo.
La disponibilidad facilita la revisión, pero el artículo 34.9 no establece un formato digital ni un plazo universal de respuesta distinto del que resulte del requerimiento concreto y del procedimiento aplicable.
6. Controla el fichaje remoto para teletrabajo y movilidad
La movilidad laboral es uno de los aspectos que mayor complejidad técnica incorpora al registro horario.
Uso correcto de geolocalización, PIN, QR o kiosco
Dependiendo del puesto, pueden utilizarse:
Geolocalización
Activada solo en el momento del fichaje, especialmente útil para trabajadores en movilidad
PIN o reconocimiento biométrico
En kioscos físicos para trabajadores en oficina
QR vinculado
A dispositivos corporativos para mayor seguridad
Apps móviles
Con acceso autenticado cuyos controles deben probarse en el flujo de teletrabajo
7. Verifica que el sistema genera informes revisables
Los informes exportables ayudan a la revisión interna; no son formatos homologados por la Inspección.
Plantilla PDF exportable vs. reportes manuales
El PDF exportable no homologado incluye:
- Identificación del trabajador.
- Sello temporal.
- Horas totales y detalle de pausas.
- Referencias de auditoría.
Los reportes manuales pueden requerir más revisión. Un sistema digital puede facilitar exportaciones, pero no existe un formato único impuesto con carácter general.
8. Revisa el cálculo de horas extra y descansos
Este punto suele ser crítico en sectores con rotación continua.
Errores típicos en hostelería, retail y logística
Errores más comunes
- Pausas no registradas — Generan descuadres en el cómputo de horas
- Cambios de turno reflejados incorrectamente — Provocan errores en la nómina
- Horas extra no justificadas o no firmadas — Pueden generar sanciones
9. Actualiza turnos y calendarios laborales
La planificación incorrecta da lugar a descuadres en inspección, incluso cuando el fichaje es correcto.
Cómo evitar descuadres entre horario contratado y fichado
- Revisar semanalmente las planillas.
- Registrar contratos a tiempo parcial con detalle.
- Ajustar turnos cuando se modifican tareas o ubicaciones.
10. Forma al equipo para evitar errores de uso
Un sistema digital solo funciona si quienes lo utilizan conocen su funcionamiento.
Checklist de buenas prácticas internas
- Recordar fichar siempre al inicio y fin
- Corregir incidencias de forma documentada
- No compartir usuarios ni dispositivos
- Revisar el resumen mensual individual
Decisión y siguiente paso
Si un punto queda pendiente, anótalo como tarea con responsable y fecha de revisión. Solo después compara métodos, prueba los cambios con un equipo pequeño y conserva una vía de vuelta; así la digitalización mejora el procedimiento sin presentarse como una obligación tecnológica universal.
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Descargar ahoraErrores más frecuentes en el registro horario digital (y cómo evitarlos)
Muchos de los problemas detectados por Inspección se repiten de empresa a empresa, especialmente en negocios con sistemas híbridos o poco estandarizados.
Fichajes incompletos o fuera de horario
Suceden cuando el empleado no registra correctamente una pausa o un cambio de turno. Conviene configurar avisos como apoyo operativo y exigir una revisión humana antes de corregir o calificar el registro.
Registros duplicados o alterados
La manipulación manual es uno de los principales motivos de sanción. Un sistema adecuado debe prevenir estas situaciones mediante controles de trazabilidad.
Dificultad para preparar información ante una revisión
Una exportación legible puede agilizar la revisión interna. Ante una actuación inspectora deben seguirse el alcance, el canal y el plazo del requerimiento concreto; la ausencia de una exportación instantánea no determina por sí sola una infracción.
Ausencia de trazabilidad en empleados remotos
La identificación del trabajador remoto y el procedimiento de corrección deben definirse según el caso. Si se usan datos de ubicación u otros controles, deben ser proporcionales y respetar la protección de datos; su ausencia no determina por sí sola la validez legal del registro.
Un sistema adecuado de registro horario digital puede reducir errores y facilitar la revisión del procedimiento
¿Cómo preparar la documentación ante un requerimiento de Inspección?
El artículo 34.9 exige que el registro diario permanezca a disposición de las personas y autoridades previstas. La documentación concreta, el periodo, el canal y el plazo dependen del objeto del requerimiento y del procedimiento aplicable; no se presupone aquí una entrega en tiempo real ni un formato único.
Información que conviene tener localizada
- Registro diario — Del periodo incluido en el requerimiento
- Turnos y datos laborales relacionados — Cuando formen parte de la revisión
- Incidencias documentadas — Modificaciones y ajustes realizados
- Historial de modificaciones — Si el procedimiento lo genera y resulta pertinente
Formato y plazo: sigue el requerimiento concreto
El artículo 34.9 no fija un formato de exportación universal. La empresa debe atender el requerimiento concreto y el procedimiento aplicable, incluidos el alcance, el canal y el plazo que correspondan.
Cómo leer la LISOS sin convertirla en una tabla automática
La LISOS contempla infracciones y sanciones según la conducta acreditada; no existe una sanción automática por soporte o importe único.
Valoración según los hechos
Conducta acreditada
La calificación depende de lo ocurrido, no de una etiqueta tecnológica.
Tipificación y graduación
Deben leerse en la LISOS vigente y aplicarse por el órgano competente al caso concreto.
Sin multiplicador automático
No existe aquí una multa fija por persona trabajadora, soporte o función ausente.
Cómo Turno Digital puede ayudar a organizar el registro
Turno Digital publica canales de fichaje móvil, web y kiosco, además de informes para revisión. La configuración y el procedimiento siguen siendo responsabilidad de cada empresa.
Comprueba los canales y puestos compatibles
Verifica qué canales necesita la empresa para oficinas, movilidad y teletrabajo.
Revisa los formatos de exportación
Comprueba qué informes pueden exportarse, en qué formato y para qué periodo antes de contratarlos.
Evalúa el histórico de cambios y la trazabilidad
Pregunta qué datos conserva cada corrección, cómo identifica fecha y responsable y cómo permite explicar el motivo. Son criterios para revisar el procedimiento, no requisitos digitales universales.
Puesta en marcha según el contexto
El plazo depende de plantilla, centros, turnos, dispositivos, migración y formación; debe estimarse con datos propios.
Precio publicado por tramos: revisa límites y extras
El modelo de precios simplifica la previsión de costes, especialmente para pymes y microempresas que buscan una transición ordenada ante posibles cambios futuros.
Conclusión: un checklist para cumplir hoy y prepararse para 2026
El registro diario del artículo 34.9 es obligatorio. Este checklist ayuda a revisar el procedimiento actual y a seguir una eventual reforma sin tratarla como obligación vigente.
La clave es documentar un registro fiable, conservarlo y facilitar el acceso previsto. Una herramienta digital puede ayudar, pero no garantiza el resultado jurídico.
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Una demostración permite revisar el flujo de fichaje, las exportaciones y la configuración con criterios propios. El soporte no determina por sí solo la adecuación jurídica: la empresa debe validar su procedimiento y las condiciones vigentes.