Registro horario digital: qué es, por qué es obligatorio y qué debe incluir según la ley
El registro horario digital se ha convertido en una pieza central de la gestión laboral en España. Ya no se trata solo de “controlar entradas y salidas”, sino de crear un sistema fiable, trazable y accesible que permita acreditar la jornada real, proteger derechos (descansos, horas extra, conciliación) y reducir conflictos entre empresa y plantilla.
En la práctica, la conversación ha evolucionado: muchas organizaciones pasaron de papel o Excel a soluciones digitales por eficiencia, pero el foco actual está en la validez legal ante inspección, la inalterabilidad del dato y la capacidad de generar evidencias claras cuando hay flexibilidad, turnos, teletrabajo o trabajo en movilidad. La propia norma vigente exige que el registro sea diario e incluya el horario concreto de inicio y fin.
Qué es el registro horario digital
Antes de entrar en requisitos y sanciones, conviene fijar definiciones. Este punto es clave porque muchas empresas creen que “cualquier app” o “una hoja compartida” sirve, y el problema aparece cuando se pide prueba con garantías.
Definición legal y operativa
Desde un enfoque legal, el registro horario deriva del deber empresarial de garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
En términos operativos, un registro horario digital es un sistema (software o plataforma) quecaptura, almacena y reporta los marcajes de jornada, normalmente con funciones de verificación (usuario, centro, dispositivo, ubicación, turno), y con capacidad de auditoría para minimizar alteraciones y errores.
Qué diferencia al registro digital del registro en papel
El papel puede reflejar horarios, pero suele fallar en lo que más preocupa cuando hay inspección o conflicto: trazabilidad y fiabilidad. El entorno digital, bien implementado, aporta:
- Sellado temporal: (quién fichó y cuándo) de forma automática.
- Histórico y control de cambios (si hay correcciones, quedan registradas).
- Accesibilidad inmediata para consulta y exportación instantánea.
- Consolidación en reportes (diarios, mensuales, por centro, por turno).
El punto no es “digital por moda”, sino “digital” como forma de acercarse a un registro verificable y defendible.
Cómo funciona en la práctica dentro de una empresa
- 1
La empresa define políticas de jornada (turnos, flexibilidad, pausas, teletrabajo).
- 2
Cada persona realiza fichajes de entrada/salida (y, si aplica, pausas) desde móvil, web o terminal tipo kiosco.
- 3
El sistema consolida datos en un panel de supervisión: incidencias, faltas de fichaje, horas extra estimadas.
- 4
RR. HH. o administración genera informes para control interno, gestoría o inspección.
- 5
Los registros se conservan y quedan disponibles durante el periodo exigido.
Por qué el registro horario digital es obligatorio en España
Aquí conviene separar dos planos: (1) la obligación vigente de registrar jornada y (2) el refuerzo normativo que, en los últimos años, ha puesto el foco en digitalización e interoperabilidad.
Marco legal: del RDL 8/2019 a las actualizaciones 2025–2026
La base es el Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo el deber de registro diario en el Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9): inicio y fin de jornada, con flexibilidad horaria sin perder la obligación de registrar.
Además, el Ministerio ha publicado guías interpretativas sobre alcance y aplicación del registro (por ejemplo, cobertura amplia: sectores, tamaños de empresa y perfiles, incluidos trabajadores en movilidad).
En paralelo, durante 2025 se impulsó un anteproyecto ligado a la reducción de jornada y al refuerzo del control horario, con énfasis en registro digital e interoperable. Y, tras la evolución parlamentaria de la reducción de jornada, Trabajo ha seguido defendiendo el refuerzo del registro horario digital como herramienta de control efectivo.
Nota técnica: cuando se habla de “actualizaciones 2025–2026” en conversación pública, muchas referencias apuntan a propuestas y desarrollos reglamentarios (y no siempre a una única ley ya plenamente vigente). Por eso, para cumplimiento, lo más prudente es diseñar el sistema para pasar inspección con criterios de fiabilidad, trazabilidad, conservación y acceso (que sí son constantes).
Objetivos de la normativa: control, transparencia y prevención de abusos
El objetivo es doble:
- Transparencia: Que empresa y trabajador puedan ver la jornada real y reducir disputas.
- Control: Que la Inspección pueda detectar irregularidades (horas extra no registradas, descansos incumplidos).
Esto se traduce en una exigencia práctica: el registro no puede ser un “formato decorativo”. Debe servir como evidencia.
Sectores con mayor vigilancia por parte de Inspección de Trabajo
Sin convertirlo en una regla cerrada, suelen estar más expuestos los sectores con:
- Alta rotación, turnos y horas variables: (hostelería, retail, logística).
- Trabajo en movilidad o disperso: (servicios técnicos, mantenimiento, comercial).
- Picos estacionales o campañas.
En pymes, además, es frecuente el dolor operativo: registros dispersos (papel + Excel + WhatsApp) y riesgo de inconsistencias; esto aparece repetidamente como disparador de cambio cuando “crece el equipo” o hay inspección cercana.
Qué debe incluir un registro horario digital según la ley
En esta sección conviene ser metódico: un registro horario digital válido no se define por la marca del software, sino por qué datos captura y cómo los conserva.
Registro de entrada y salida
El núcleo esencial (art. 34.9). Es el mínimo que se desprende de la ley: hora de inicio y hora de fin.
Registro de pausas y descansos
Crucial para evitar que se presuma que todo el tiempo es trabajo efectivo. Guías y análisis legales recomiendan registrar pausas para evitar interpretaciones incorrectas.
Horas ordinarias y horas extra
- Horas ordinarias (según jornada pactada).
- Horas extra o exceso de jornada.
Aunque el detalle de cómputo puede variar por convenio y organización, la empresa debe poder demostrar el tiempo real trabajado.
Identificación del trabajador y del centro de trabajo
Vinculado a una persona concreta y, cuando aplica, al centro/ubicación o modalidad (presencial, teletrabajo, movilidad).
Conservación del registro durante mínimo cuatro años
La obligación de conservar durante 4 años aparece de forma consistente en guías y comunicaciones técnicas, y es un estándar operativo ya asumido en inspecciones.
Accesibilidad inmediata para trabajadores e inspecciones
No basta con “tenerlo en algún lado”. En inspección se pide acceso rápido y comprensible: visualización, descarga o impresión. En sistemas digitales, el inspector puede solicitar impresión o exportación en formato accesible.
Qué formatos son válidos y cuáles no (papel, Excel, fichajes no auditables)
Como regla práctica: más que el “formato” en sí, importa si el sistema es fiable y no manipulable.
- Papel: Puede existir, pero es más débil en trazabilidad y control de cambios.
- Excel: Puede servir como reporte, pero si es editable sin auditoría, suele ser un punto débil (especialmente si no hay evidencias del origen del dato).
- Fichajes no auditables: Cualquier sistema donde no se pueda demostrar integridad, histórico y autoría de cambios queda expuesto.
La tendencia regulatoria y los anteproyectos han empujado hacia digitalización e interoperabilidad precisamente para reducir esa zona gris.
Formatos no válidos
El papel y el Excel editable sin auditoría suelen ser puntos débiles en una inspección por su falta de trazabilidad.
Cómo debe generarse un registro horario válido para inspección
Esta es la parte “operativa legal”: no se trata solo de qué campos registrar, sino de cómo garantizar que lo registrado sea defendible.
Requisitos técnicos: trazabilidad e inalterabilidad
Poder reconstruir qué pasó, cuándo y quién lo realizó (incluyendo correcciones).
Integridad/inalterabilidad práctica:
Que el dato no pueda editarse “sin dejar rastro”. Control de incidencias: fichajes olvidados, duplicados, correcciones justificadas.
Qué pide un inspector cuando revisa el registro
En una visita o requerimiento, el inspector suele verificar:
- Existencia del registro diario (no cuadrantes genéricos)
- Accesibilidad inmediata o disponibilidad inmediata.
- Coherencia entre horarios registrados y realidad operativa (turnos, pausas, contratos parciales).
- Evidencias cuando hay flexibilidad que el registro no sea “a plantilla”.
Además, se ha explicado públicamente que no se acepta como registro un calendario general o cuadrantes, y que el registro debe poder imprimirse o descargarse si es digital.
Formatos aceptados: PDF, Excel oficial y reportes automatizados
En la práctica, muchas empresas trabajan con:
- PDF: reporte consolidado mensual/por periodo, legible y presentable.
- Excel/CSV: para análisis interno o gestoría, siempre que el origen sea fiable.
- Reportes automatizados: exportaciones con filtros por trabajador, centro, fechas.
Lo importante es que el informe sea la “cara visible” de un dato que, por detrás, tenga integridad.
Riesgos y sanciones por incumplir el registro horario digital
Para entender el riesgo, hay que mirar dos cosas: la calificación de la infracción y el impacto reputacional/operativo (requerimientos, correcciones urgentes, conflicto laboral).
Multas según nivel de infracción
El incumplimiento del registro de jornada suele encajar como infracción grave (según referencias habituales a la LISOS), con multas que, en términos orientativos, se mueven entre 751 y 7.500 euros según grado.
Importante: el detalle exacto depende de tipificación, grado, circunstancias y posibles reformas. Además, los desarrollos en discusión han planteado sanciones más individualizadas por trabajador en determinados escenarios.
Errores habituales que acaban en sanción
Los patrones que más se repiten:
- No registrar diariamente (o registrar “en bloque” a final de mes).
- No incluir pausas cuando son relevantes para delimitar trabajo efectivo.
- Registros “perfectos” e irreales (todos fichan a la misma hora exacta siempre).
- Falta de conservación de históricos.
- Imposibilidad de entrega inmediata o de explicación del sistema.
Ejemplos reales de inspecciones
Sin entrar en casos con datos personales, hay comportamientos típicos observados en inspección:
- Se solicita el registro y la empresa entrega cuadrantes/turnos en vez de fichajes reales.
- Se pide acceso inmediato y el registro está “en la asesoría” o en un Excel editable sin trazabilidad.
- En sistemas digitales, el inspector requiere impresión/descarga accesible durante la visita o posteriormente.
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Descargar ahoraQué características debe tener un software de registro horario digital
Aquí el enfoque práctico es: elegir un sistema que reduzca fricción operativa y cierre riesgos de auditoría.
Fichaje móvil, web y kiosco
Un buen software cubre distintos contextos:
- Móvil: útil para movilidad, teletrabajo o plantillas distribuidas.
- Web: cómodo en entornos de oficina.
- Kiosco (tablet): frecuente en comercios, talleres, hostelería.
Esta multicanalidad es clave para equipos con roles diversos.
Registro inalterable y auditable
Debe ofrecer:
- Historial de cambios.
- Roles y permisos (quién puede corregir y por qué).
- Evidencia de edición (no “borrar y reemplazar”).
Informes oficiales listos para inspección
La diferencia entre “tengo datos” y “puedo responder a una inspección” suele estar en los informes:
- Por periodo (semanal/mensual).
- Por trabajador/centro/turno.
- Exportable (PDF/Excel/CSV).
Control de pausas, teletrabajo y turnos
En 2025–2026 el reto ya no es solo fichar: es fichar bien cuando hay:
- Pausas variables.
- Turnos rotativos.
- Flexibilidad.
- Modelos híbridos.
La guía ministerial insiste en que la obligación aplica con amplitud, incluso en movilidad.
Alertas de fichajes incompletos
Una función muy práctica: avisar cuando falta un fichaje, hay solapamientos o se exceden límites. Reduce incidencias y evita “arreglos manuales” a posteriori.
Cómo Turno Digital garantiza un registro horario 100% legal
En pymes, el desafío suele ser doble: cumplir sin fricción y sin costes que escalen por empleado. Turno Digital ofrece:
Informe diario y mensual listos en 1 clic
La idea operativa es minimizar tiempo administrativo: generar reportes exportables para inspección o gestoría sin armar planillas manuales. Esto ayuda a convertir el registro horario digital en un proceso rutinario, no en un “proyecto” mensual.
Conservación automática de los históricos durante 4 años
Dado que la conservación mínima es un punto crítico, automatizar históricos reduce el riesgo de perder evidencias o de depender de copias locales.
Cumplimiento inmediato desde el primer día
El cumplimiento suele fallar al inicio: políticas sin definir, turnos no cargados, plantilla sin hábito. Un sistema pensado para implantación rápida reduce ese periodo “gris” donde la empresa cree que cumple, pero todavía no tiene registros consistentes.
Sin coste por empleado y pensado para pymes
En el segmento pyme, una objeción típica es el coste por usuario en soluciones “grandes”. La propuesta de precio plano (sin coste por empleado) suele alinearse con el objetivo de mantener previsibilidad presupuestaria cuando el equipo crece.
Tabla comparativa: papel vs Excel vs software de registro horario digital
| Criterio | Papel | Excel | Software de registro horario digital |
|---|---|---|---|
| Inicio/fin jornada | Sí (manual) | Sí (manual) | Sí (automático por fichaje) |
| Pausas y descansos | Difícil de estandarizar | Posible, pero depende de disciplina | Integrado (reglas, tipos de pausa) |
| Trazabilidad/Auditoría | Baja | Baja si es editable sin control | Alta (logs, permisos, histórico) |
| Riesgo Manipulación | Alto | Alto | Bajo si es auditable |
| Informes Inspección | Lento | Medio | Rápido (PDF/Excel/export) |
| Escalabilidad (turnos/teletrabajo) | Baja | Media | Alta |
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital
¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada en España?
Es obligatorio desde la entrada en vigor del deber de registro diario introducido por el RDL 8/2019, que exige incluir la hora concreta de inicio y fin de jornada.
¿Es obligatorio que el registro sea digital o puede ser en papel?
La obligación nuclear es registrar jornada diaria con fiabilidad y acceso. Sin embargo, los desarrollos y propuestas de refuerzo han empujado claramente hacia registro digital e interoperable como estándar de control, y el debate público/administrativo ha priorizado formatos digitales por su capacidad de verificación.
¿Vale fichar con Excel?
Excel puede servir como soporte o reporte, pero suele ser débil si el documento es editable sin trazabilidad. La clave es poder demostrar integridad del dato y control de cambios (auditoría).
¿Hay que registrar las pausas para el café o el descanso?
Si las pausas son relevantes para delimitar trabajo efectivo, registrarlas ayuda a evitar que se presuma que todo el tramo entre entrada y salida es tiempo de trabajo. En inspección suele recomendarse incluir pausas en el sistema.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
El estándar operativo y las guías señalan conservarlos durante al menos 4 años y tenerlos disponibles cuando se soliciten.
¿Qué pasa si un empleado olvida fichar?
Lo importante es contar con un proceso de corrección: registro de incidencia, motivo, autorización y trazabilidad del cambio. Las correcciones “a mano” sin rastro son las que generan exposición.
Conclusión: el registro horario digital es imprescindible para cumplir y evitar sanciones
El registro horario digital ya no es solo una mejora administrativa: es un mecanismo de cumplimiento que debe ser diario, accesible, conservable y defendible. La norma base exige registrar inicio y fin de jornada, y la evolución 2025–2026 ha intensificado el foco en registros más fiables y verificables, especialmente en entornos con pausas, turnos y flexibilidad.
En ese marco, la diferencia real entre “cumplir” y “estar expuesto” suele depender menos del formato y más de la capacidad de demostrar integridad del dato, trazabilidad de cambios y disponibilidad inmediata ante una inspección.
