Excel o software de fichaje en 2026: qué exige hoy la ley y qué riesgos tiene cada opción
La pregunta correcta en 2026 no es si una herramienta “suena” más moderna, sino si el sistema de registro horario es fiable, conserva la información y permite demostrar cómo se registró y corrigió cada jornada.
Esta guía separa lo vigente de lo que todavía está en tramitación y compara Excel con un software de fichaje sin convertir una preferencia técnica en una obligación legal.
Estado normativo a 25/08/2026
ET 34.9 y RDL 8/2019: inicio y fin diarios, conservación cuatro años, disponibilidad a trabajador/RLT/ITSS y organización por convenio, acuerdo o decisión consultada.
El Proyecto de Ley 121/000058 fue rechazado en septiembre de 2025.
El borrador de RD y la consulta de Orden técnica proponen registro digital universal, trazabilidad, pausas y acceso remoto, pero no están publicados en BOE ni son exigibles hoy.
Preguntas frecuentes
¿Puede ser válido un Excel como registro horario?
Sí, la ley no impone una aplicación concreta. Excel puede servir si el sistema permite registrar diariamente el inicio y fin, conservar los datos cuatro años, mantener un registro fiable y ponerlo a disposición de las personas trabajadoras, su representación y la Inspección. Un Excel editable sin controles ni histórico aumenta el riesgo probatorio.
¿Qué exige hoy el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores?
El registro debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada diaria, conservarse durante cuatro años y estar disponible para las personas trabajadoras, su representación legal y la Inspección. Su organización se concreta mediante convenio, acuerdo de empresa o decisión empresarial previa consulta.
¿Es obligatorio usar software de fichaje en 2026?
No existe hoy una obligación universal de software, formato prescrito, acceso remoto o registro digital. El proyecto de Ley 121/000058 fue rechazado y el proyecto reglamentario separado sigue pendiente: el proyecto de Real Decreto y la futura Orden técnica están en tramitación y no son exigibles mientras no se publiquen y entren en vigor.
¿Qué aporta un software frente a Excel?
Un software bien configurado facilita permisos, histórico de cambios, correcciones controladas, exportación y conservación. Por sí solo no acredita el cumplimiento: hay que revisar configuración, procedimiento, convenio colectivo y protección de datos.
¿Hace falta consentimiento del trabajador?
Para el registro ordinario de jornada, la AEPD indica que, con carácter general, la obligación legal permite tratar los datos sin consentimiento. Se mantiene el deber de información, minimización y control de acceso. La geolocalización, la biometría u otros tratamientos adicionales requieren analizar por separado su base jurídica, necesidad y garantías.
¿Cuándo una hoja de cálculo deja de bastar para registrar la jornada?
Cuando el control manual deja de ser fiable: varias personas editan el mismo archivo sin histórico, hay correcciones que sobrescriben el dato original, se acumulan hojas sueltas por centro o mes, o localizar el registro de un empleado concreto tarda más que la propia consulta. El indicador es operativo (errores y tiempo), no el soporte en sí.
¿Sirve una plantilla de Excel compartida para que cada empleado apunte sus horas?
Puede funcionar solo con controles: versiones numeradas, una persona responsable de consolidar, celdas protegidas y archivo conservado cuatro años. Sin esos controles, la autoría y el histórico son difíciles de demostrar; nuestra plantilla de registro horario digital indica qué campos mínimos conviene mantener si aún sigues en Excel.
Qué exige hoy la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada diaria, conservar los registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para las personas trabajadoras, su representación legal y la Inspección. La empresa organiza el sistema por convenio colectivo, acuerdo de empresa o decisión empresarial previa consulta con la representación.
La norma es tecnológicamente neutra. No hay prohibición universal de Excel o papel, software obligatorio, formato prescrito por una plantilla concreta, acceso remoto obligatorio ni jornada general de 37,5 horas. Tampoco fija una cuantía de 10.000 € por persona empleada: las consecuencias dependen de la infracción acreditada y del régimen aplicable de la LISOS.
Excel: puede encajar, pero el riesgo está en cómo se controla
Excel puede formar parte de un sistema válido si permite registrar cada jornada de forma fiable, conservar la información y facilitar el acceso exigido. El problema aparece con una hoja editable que sobrescribe datos, no distingue autoría o no conserva el histórico: aumenta el riesgo probatorio en una inspección o conflicto laboral.
Correcciones controladas: una corrección documentada puede ser admisible si conserva el dato original, quién la hace, cuándo, motivo y aprobación. “Inalterable” no significa que nunca pueda corregirse; significa que la corrección deja rastro.
Software: facilita controles, pero no acredita por sí solo el cumplimiento
Un software de fichaje puede facilitar permisos, trazabilidad, histórico, correcciones, exportación y conservación. También puede ayudar a gestionar pausas, turnos y movilidad. La empresa debe revisar la configuración, el procedimiento interno, el convenio colectivo, los responsables y la protección de datos.
Control
Histórico y correcciones con motivo y responsable.
Accesos
Permisos y disponibilidad según roles y finalidad.
Operativa
Fichaje desde los medios definidos por la empresa.
Excel vs. software: comparativa práctica
| Criterio | Excel configurado | Software |
|---|---|---|
| Validez legal | Posible si el sistema es fiable, conservado y accesible. | Posible si está bien configurado y gestionado. |
| Trazabilidad | Depende de controles e histórico; una hoja editable tiene riesgo. | Suele facilitar histórico y permisos. |
| Correcciones | Deben preservar original, motivo, responsable y fecha. | Puede ofrecer flujo de aprobación y auditoría. |
| Exportación y conservación | Requiere un procedimiento y copias controladas. | Suele automatizar exportación y retención. |
Protección de datos: información, minimización y acceso
Para el registro ordinario de jornada, la AEPD indica que, con carácter general, la obligación legal permite tratar los datos sin consentimiento. El deber de informar se mantiene. La geolocalización, la biometría u otros tratamientos adicionales requieren analizar por separado su base jurídica, necesidad y garantías. Define finalidad, minimiza datos, limita accesos y conserva solo lo necesario. La biometría implica un tratamiento de alto riesgo: exige una EIPD previa y consultar la guía de la AEPD sobre control de presencia biométrico. El consentimiento laboral no resuelve por sí solo la licitud ni sustituye la base jurídica adecuada. La solución final debe adaptarse a la configuración, al convenio colectivo y a las circunstancias de cada empresa.
El proyecto reglamentario separado sigue pendiente y no equivale a una obligación vigente.
Plan de migración controlada desde Excel
- Diagnóstico del Excel actual: campos, fórmulas, versiones, permisos, copias y fallos.
- Mapa de datos y responsables: qué se conserva, quién accede, durante cuánto tiempo y con qué finalidad.
- Prueba y reversión: prueba con un equipo pequeño, compara resultados y conserva una vía de vuelta si falla.
- Checklist de validación: inicio/fin, correcciones con histórico, conservación cuatro años, accesos, exportación, información y procedimiento.
Si necesitas ordenar el proceso, consulta la migración de Excel al sistema, el programa de fichaje para empresas y las modalidades de fichaje disponibles.
Fuentes primarias y fecha de revisión
Revisado el 25/08/2026. Las referencias que sostienen las afirmaciones legales son:
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (BOE)
- Real Decreto-ley 8/2019
- LISOS
- Proyecto de Ley 121/000058 (Congreso)
- Borrador de Real Decreto (MITES)
- Consulta de futura Orden técnica (MITES)
- AEPD: consentimiento para control horario
- AEPD: guía sobre control de presencia biométrico
- Turno Digital: información del producto
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Descargar ahoraexcel vs software para llevar el control de contratistas
Separa el registro laboral de tu plantilla del seguimiento comercial de horas de un contratista. Para comparar Excel y software en este segundo uso, exige identificación del proveedor, tarea, fecha, horas declaradas, validación y rastro de cambios. No mezcles ese parte con fichajes de empleados ni deduzcas de la herramienta quién es el empleador: revisa antes la relación contractual y las responsabilidades de cada empresa.
software de gestión de guardias vs excel: cuál me conviene
Para guardias, compara cómo cada opción separa el turno previsto, las intervenciones reales, las pausas y las correcciones. Excel puede servir con control de versiones y una persona que consolide; el software aporta valor si reduce errores verificables, facilita permisos e informes y mantiene el historial. Prueba una guardia real antes de decidir. No presupongas una función específica de guardias ni que toda disponibilidad compute igual que trabajo efectivo.
cómo exportar los datos de Excel al nuevo software de fichaje
Conserva una copia original del Excel. Revisa con el proveedor qué datos y formato admite: separa empleados y horarios previstos de fichajes históricos. Mapea cada columna con el campo de destino, comprueba fechas, identificadores y filas duplicadas y prueba una muestra antes de cargar el conjunto. Si no admite fichajes antiguos, conserva ese histórico fuera del sistema con acceso y copias fiables; no lo conviertas en registros nuevos ficticios.