Cómo preparar y revisar el cierre mensual de horas para la gestoría
El último día del mes, en muchas pymes españolas, alguien se sienta delante de un Excel y empieza a reconstruir las horas de cada empleado para mandarlas a la gestoría. Va revisando fichajes, anotando ausencias, calculando horas extra a ojo y, si tiene tiempo, cuadra la bolsa de horas. El tiempo real varía con el equipo, los datos y las incidencias, por lo que conviene medir el proceso actual antes de automatizar una parte.
Ese trabajo debería reducirse. Esto es lo que necesita una gestoría y cómo estructurar el proceso.
Lo que la gestoría espera recibir
Para liquidar nóminas, una gestoría laboral necesita por cada empleado y mes:
- Jornada teórica del empleado para ese mes (días laborables × horas/día).
- Jornada trabajada según fichajes reales.
- Horas ordinarias.
- Horas extra desglosadas por tipo: ordinarias, nocturnas, festivas, domingo. Cada una con su recargo del convenio.
- Pausas: tiempo presente vs. tiempo trabajado.
- Ausencias justificadas: bajas médicas, permisos retribuidos, asistencia médica.
- Ausencias injustificadas: faltas que pueden descontarse.
- Vacaciones disfrutadas en el periodo.
- Saldo de bolsa de horas al cierre.
- Distribución irregular consumida si tu convenio la admite y la gestionas.
Qué se complica con Excel
Calcular esto en Excel mes a mes tiene cuatro puntos de fallo:
- Datos en silos: fichajes en una hoja, vacaciones en otra, ausencias en otra. Cuadrarlas es la fuente principal de errores.
- Cálculo de horas extra a ojo: aplicar el recargo correcto según convenio y tipo de hora es muy fácil de equivocar.
- Bolsa de horas que se pierde: sin un saldo continuo entre meses, las horas pendientes se acumulan o se olvidan.
- Sin trazabilidad: si un empleado reclama 10 horas extra al mes siguiente, no hay forma de demostrar de dónde sale el número que mandaste.
Cómo configurar y revisar el flujo en Turno Digital
Usa estos tres pasos como lista de comprobación; no sustituyen la revisión de los datos ni la validación del despacho:
1. El día anterior al cierre, los empleados revisan
Si el plan y la configuración incluyen avisos, comprueba destinatarios y entrega. Facilita un plazo para que cada empleado revise la información disponible y, si hay algún olvido, aplica este proceso para resolver un fichaje olvidado antes del cierre. La revisión puede detectar incidencias antes del cierre, pero no evita por sí sola una discrepancia posterior.
2. Generar el informe consolidado
Desde el panel puedes solicitar un informe del mes. Revisa el alcance y el formato antes de archivarlo o de entregar el Excel a la gestoría para su comprobación e importación.
3. Envío directo o acceso multiempresa
Dos opciones:
- Entrega por email, si está disponible: comprueba informe, plan, fecha y destinatario antes de programarla.
- Acceso multiempresa, si está contratado: verifica empresas visibles, permisos y tipos de informe con una cuenta de prueba antes de delegar el cierre.
Para gestorías con varios clientes
Si tu gestoría lleva varios clientes, comprueba si el plan ofrece panel multiempresa y descarga agrupada, qué formatos entrega y cómo separa permisos y datos. Comprueba con una muestra cómo se comporta la descarga agrupada antes de delegar el cierre.
Ver programa para gestorías →Calendario tipo de cierre mensual
Un calendario operativo que funciona en empresas pequeñas y medianas:
- Día 25: aviso a empleados para revisar fichajes del mes.
- Día 28-30: empleados confirman o solicitan correcciones.
- Día 1 del mes siguiente: cierre y descarga del informe.
- Día 2-3: envío a gestoría.
- Día 5-10: gestoría liquida nóminas.
Acordar este calendario con la gestoría desde el primer mes evita carreras y sorpresas.
Qué pedirle a tu gestoría
Si vas a empezar a usar un sistema de control horario digital, conviene acordar con la gestoría:
- El formato exacto que prefiere (Excel, PDF, CSV) y los campos que necesita.
- El día concreto del envío.
- Si quiere acceso directo al panel o prefiere recibir el informe por email.
- Cómo quiere que se le notifiquen las correcciones a posteriori (raras pero ocurren).
- Si hay convenio especial con cálculos no estándar (recargos atípicos, jornadas especiales).
Preguntas frecuentes
¿Qué hago con fichajes olvidados o duplicados que aparecen al final del mes?
Se corrigen antes de enviar el cierre: el olvido se subsana con la hora real declarada y motivo documentado, y el duplicado se anula marcando cuál de las dos marcas vale. Envía el cierre solo cuando las incidencias del mes estén resueltas o, si no llegan a tiempo, comunícalas como pendientes con su estado.
¿Cuánto tiempo se conservan los registros después del cierre?
El plazo del artículo 34.9 es de cuatro años desde cada registro: el cierre mensual no lo acorta ni lo abre. El sistema debe permitir recuperar el histórico ya cerrado, con sus correcciones, dentro de ese plazo.
Ya envié el cierre a la gestoría y aparece una corrección: ¿cómo lo comunico?
Registra la corrección con su motivo (quedará con fecha diferenciada del cierre) y avisa a la gestoría indicando la versión anterior, la nueva y el efecto en horas o nómina. Si la nómina ya se liquidó, la diferencia se regulariza en el periodo siguiente según os organicéis; lo importante es que ambas versiones queden documentadas.
Resumen práctico
- Mide cuánto tarda el cierre mensual con una muestra real y compáralo con el proceso en Excel.
- Contrasta el cálculo con los fichajes, las ausencias y las reglas configuradas.
- Haz que empleados y responsables revisen incidencias antes del cierre.
- Comprueba si el informe admite entrega por email o acceso multiempresa en el plan contratado.
- Acuerda con la gestoría el formato y el calendario desde el primer mes.
¿Qué hago con fichajes que el cliente entrega el mes siguiente?
Identifica las jornadas afectadas y contrasta los datos con el cliente sin fecharlos como si hubieran llegado antes. Conserva la entrega original y la corrección, informa a la gestoría de la versión utilizada y de la nueva, y confirma con ella el tratamiento en nómina. No sustituyas silenciosamente el cierre ya enviado ni presupongas que el programa de nómina lo actualizará solo.