Cómo preparar el cierre mensual de horas para la gestoría (sin reconstruir nada)

El último día del mes, en muchas pymes españolas, alguien se sienta delante de un Excel y empieza a reconstruir las horas de cada empleado para mandarlas a la gestoría. Va revisando fichajes, anotando ausencias, calculando horas extra a ojo y, si tiene tiempo, cuadra la bolsa de horas. Tres horas mínimo. Cinco si hay incidencias. Y al mes siguiente, vuelta a empezar.

Eso debería desaparecer. Esto es lo que necesita una gestoría, y cómo hacerlo en 1 clic.

Lo que la gestoría espera recibir

Para liquidar nóminas, una gestoría laboral necesita por cada empleado y mes:

• Jornada teórica del empleado para ese mes (días laborables × horas/día).
• Jornada trabajada según fichajes reales.
• Horas ordinarias.
• Horas extra desglosadas por tipo: ordinarias, nocturnas, festivas, domingo. Cada una con su recargo del convenio.
• Pausas: tiempo presente vs. tiempo trabajado.
• Ausencias justificadas: bajas médicas, permisos retribuidos, asistencia médica.
• Ausencias injustificadas: faltas que pueden descontarse.
• Vacaciones disfrutadas en el periodo.
• Saldo de bolsa de horas al cierre.
• Distribución irregular consumida si tu convenio la admite y la gestionas.

Qué se complica con Excel

Calcular esto en Excel mes a mes tiene cuatro puntos de fallo:

• Datos en silos: fichajes en una hoja, vacaciones en otra, ausencias en otra. Cuadrarlas es la fuente principal de errores.
• Cálculo de horas extra a ojo: aplicar el recargo correcto según convenio y tipo de hora es muy fácil de equivocar.
• Bolsa de horas que se pierde: sin un saldo continuo entre meses, las horas pendientes se acumulan o se olvidan.
• Sin trazabilidad: si un empleado reclama 10 horas extra al mes siguiente, no hay forma de demostrar de dónde sale el número que mandaste.

Cómo lo automatizamos en Turno Digital

El cierre mensual se reduce a tres pasos:

1. El día anterior al cierre, los empleados revisan

Cada empleado recibe un aviso para revisar sus fichajes del mes en su app. Si hay algún olvido o algo a corregir, lo plantea antes del cierre. Esto evita reclamaciones a posteriori.

2. Generar el informe consolidado

Un clic en el panel y descargas un informe con todos los empleados del mes. PDF para tu archivo, Excel para que la gestoría lo importe a su software de nómina sin teclear nada.

3. Envío directo o acceso multiempresa

Dos opciones:

• Envío automático: programado al email de la gestoría el día acordado.
• Acceso multiempresa: la gestoría entra con su usuario, ve todas las empresas que lleva y descarga lo que necesita. Sin email manual.

Calendario tipo de cierre mensual

Un calendario operativo que funciona en empresas pequeñas y medianas:

• Día 25: aviso a empleados para revisar fichajes del mes.
• Día 28-30: empleados confirman o solicitan correcciones.
• Día 1 del mes siguiente: cierre y descarga del informe.
• Día 2-3: envío a gestoría.
• Día 5-10: gestoría liquida nóminas.

Acordar este calendario con la gestoría desde el primer mes evita carreras y sorpresas.

Qué pedirle a tu gestoría

Si vas a empezar a usar un sistema de control horario digital, conviene acordar con la gestoría:

• El formato exacto que prefiere (Excel, PDF, CSV) y los campos que necesita.
• El día concreto del envío.
• Si quiere acceso directo al panel o prefiere recibir el informe por email.
• Cómo quiere que se le notifiquen las correcciones a posteriori (raras pero ocurren).
• Si hay convenio especial con cálculos no estándar (recargos atípicos, jornadas especiales).

Resumen práctico

• El cierre mensual debería ser 5-10 minutos, no 3 horas reconstruyendo Excel.
• El cálculo debe derivar directamente de los fichajes y las ausencias del propio sistema.
• Los empleados revisan antes del cierre, evitando reclamaciones a posteriori.
• La gestoría recibe el informe automáticamente o entra con acceso multiempresa.
• Acuerda con la gestoría el formato y el calendario desde el primer mes.