Estado normativo a 01/09/2026
Vigente: el artículo 34.9 ET exige un registro diario con inicio y final, conservarlo cuatro años y mantenerlo a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección; la LISOS se aplica según la infracción acreditada.
Rechazado: el Proyecto de Ley 121/000058 fue rechazado el 10/09/2025.
En tramitación: el proyecto de RD y la consulta de Orden técnica no están publicados en el BOE y no son exigibles hoy.
La biometría no es obligatoria para el registro horario. Si se valorase, la base jurídica y una posible EIPD requieren análisis separado; el consentimiento no basta por sí solo.
Trazabilidad de fichajes: cómo documentar modificaciones con la ley vigente
Ante una reclamación o un requerimiento pueden resultar relevantes tanto el contenido del registro como la explicación de sus correcciones. La trazabilidad es una capacidad técnica que ayuda a reconstruir ese historial; no es, por sí sola, una garantía probatoria o jurídica.
Antes de auditar, utiliza la checklist de registro horario para comprobar campos y responsables. Después puedes revisar un registro válido para una inspección y los informes para revisión.
Qué significa exactamente trazabilidad en un registro horario
Trazabilidad es la propiedad de un sistema según la cual cada dato tiene una historia verificable. Es una capacidad técnica útil, no una lista de campos impuesta universalmente por el artículo 34.9. Según la necesidad operativa, puede incluir:
- Quién creó el fichaje (empleado autenticado, dispositivo).
- Cuándo exactamente (sello de tiempo del servidor, no del dispositivo).
- Cómo (móvil, QR, PIN en kiosko, web, tarjeta RFID).
- Si fue modificado, por quién y cuándo.
- Qué valor tenía antes de la modificación.
Estos campos facilitan una revisión, pero su ausencia no determina automáticamente el resultado de una reclamación o inspección. Cada caso depende del conjunto de pruebas y de la normativa aplicable.
Qué revisar si utilizas Excel o papel
El artículo 34.9 no prohíbe Excel ni papel, pero tampoco permite afirmar que cualquier hoja o plantilla cumple. El resultado depende de que el procedimiento registre inicio y final, conserve los datos cuatro años y permita ponerlos a disposición. Además, conviene revisar:
- Cualquier celda puede modificarse después de la firma sin dejar rastro visible. La firma protege la versión del día, no el archivo a futuro.
- No hay autoría de modificaciones. Si una entrada cambia de las 09:00 a las 09:30, no se puede saber quién lo cambió ni cuándo, salvo que se conserven copias diarias del archivo o se utilicen controles de versión.
Un proyecto reglamentario pendiente ha planteado requisitos adicionales de trazabilidad. No es una obligación vigente ni tiene texto definitivo. Como criterio interno, conservar el historial de correcciones puede facilitar la revisión.
Caso típico: un empleado reclama 14 horas extra del trimestre. La empresa tiene un Excel con sus jornadas. El empleado dice que el Excel se modificó después de su baja. Sin historial de cambios, resultará más difícil explicar qué ocurrió. El resultado no puede anticiparse: dependerá de las pruebas y del caso concreto.
Qué tiene que aguantar tu sistema en una auditoría
Como criterio de evaluación propio, puede ser útil que un sistema permita exportar información que responda a estas preguntas:
- ¿Cuáles fueron los fichajes registrados durante el período investigado?
- ¿Hubo modificaciones en esos fichajes?
- Si sí, ¿quién las hizo y cuándo?
- ¿Cuál era el valor anterior?
- ¿La justificación de la modificación está anotada?
En la práctica puede haber correcciones, por ejemplo tras un olvido de salida. Documentar el motivo, la persona responsable y el cambio facilita la revisión, pero su efecto jurídico dependerá del caso.
Qué debes comprobar en Turno Digital
Antes de dar por resuelta tu trazabilidad, revisa la documentación vigente y confirma con el equipo de Turno Digital qué registra la versión y el plan que vas a usar. Estos son los puntos que conviene comprobar:
- Si queda constancia del usuario que hizo el cambio (manager, RR. HH., gestoría).
- Si se registra la fecha y hora exacta del cambio.
- Si se conserva el valor anterior y el nuevo.
- Si existe un campo de motivo y quién puede verlo.
No des por hecha ninguna de estas capacidades sin esa comprobación. Una exportación o un formato concreto, por sí solos, no tienen carácter oficial ni garantizan el cumplimiento: el resultado depende de las pruebas del caso y de la normativa aplicable.
Revisa los criterios de un informe
La página de informes explica criterios de organización y debe consultarse sin asumir que un formato o una exportación concreta tiene carácter oficial.
Ver informes para inspección →Trazabilidad y RGPD: cuidado con los datos del empleado
Auditar modificaciones significa guardar quién hizo qué, lo cual es un dato personal. Por eso la trazabilidad debe activarse con criterio: solo personas autorizadas (managers, RR. HH., gestoría) deben aparecer en los registros de modificación, y debe haber una política interna que explique al empleado quién puede ver su histórico y para qué.
La protección de datos exige analizar finalidad, minimización, acceso y conservación. El plazo de cuatro años del artículo 34.9 se refiere a los registros de jornada; no convierte automáticamente ese plazo en la regla aplicable a cualquier dato auxiliar o log.
Resumen práctico
- La trazabilidad es una capacidad técnica útil para revisar cambios; el artículo 34.9 no prescribe un diseño universal.
- En Excel o papel, revisa cómo se controlan versiones y correcciones; el soporte no decide por sí solo el cumplimiento.
- Define qué historial de cambios necesita tu operativa y documenta ese criterio.
- Las modificaciones son normales — lo importante es que queden registradas con honestidad.
- Activa la trazabilidad respetando RGPD: solo usuarios autorizados deben poder editar y aparecer en logs.
Preguntas frecuentes
¿Cómo corrijo un fichaje duplicado sin perder el dato original?
Marcando la entrada duplicada como error con su motivo y dejando el histórico intacto: el sistema debe permitir ver qué fichaje se anuló, quién lo anuló, cuándo y por qué. Borrar físicamente el duplicado sin rastro es exactamente lo que debilita el registro si después hay una revisión.
¿Quién debe validar la corrección que propone un empleado?
Define un responsable con permiso de corrección (responsable de equipo, RR. HH. o gestoría) y documéntalo en el procedimiento. Que el empleado proponga su corrección está bien; que se valide solo, sin ninguna persona autorizada detrás, es lo que resta fiabilidad al registro.
¿Qué motivo debo documentar al modificar una hora?
El hecho verificable que explica la corrección: olvido de salida, fichaje duplicado, error de método, avería del terminal. La regla práctica es que una persona ajena a la empresa, leyendo el motivo, el valor anterior y el nuevo, entienda qué pasó sin necesidad de preguntar.
¿Cómo demuestro que un cambio fue autorizado, cuándo y por quién?
Con el historial de cambios: cada corrección debe dejar constancia automática del usuario que la hizo, la fecha y hora, el valor anterior y el motivo. Si tu sistema actual no guarda esos cuatro datos, esa es la primera carencia a subsanar antes de una revisión.
¿Y si la corrección llega después del cierre mensual?
Se corrige igual, con su motivo y fecha de corrección diferenciadas de la fecha del fichaje: así se identifica qué versión se usó en cada momento. No reabres ni reescribes el cierre; documentas la rectificación y su efecto (por ejemplo, en la nómina siguiente).
Un responsable que corregía registros ya no está en la empresa: ¿qué conservo?
El historial con su identidad, fecha y motivo de cada corrección, aunque la persona ya no trabaje contigo: es la evidencia de que el cambio fue autorizado en su momento. Guarda también el procedimiento vigente que le otorgaba ese permiso.
¿Cómo documento una causa común que afecta a varias personas?
Registra la incidencia común —por ejemplo, un error detectado tras una actualización— y vincula a ella cada corrección individual. Para cada jornada conserva el valor anterior, el nuevo, el motivo, la fecha y la persona que revisa el cambio. Una explicación colectiva ayuda a entender el origen, pero no justifica aplicar la misma hora a todos sin comprobar qué ocurrió.